Wir empfehlen, jeweils vor der Rapportverarbeitung die entsprechende oben erwähnte Checkliste (mittels Link zu öffnen) und diese auszudrucken und gemäss dieser die einzelnen Arbeitsschritte abzuarbeiten.
Workflow Rapporterfassung
Die Rapporterfassung erfolgt auf Basis von zwischengespeicherten Rapporterfassungsunterlagen im Bild-Format, welche Rapportdatensätze angehängt werden (siehe dazu Kapitel Rapporterfassung vorbereiten), oder auf Basis von Rapporterfassungsunterlagen in Papierform.
Rapporterfassung mit Anhang
Damit die Rapporterfassung auf Basis von zwischengespeicherten Rapporterfassungsunterlagen vorgenommen werden kann, muss das TWM-Modul 'Rapporterfassung mit Anhang' lizenziert werden und die entsprechenden Einstellungen gemäss Kapitel 'Rapporterfassung mit Anhang' durch B&F Solutions vorgenommen werden.
Öffnen Sie unter dem Menü 'TWM', das Formular 'Einsatzdaten'.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rapporte zum erfassen].
Markieren Sie das erste Dokument damit Ihnen dessen Inhalt angezeigt wird.
Rapport wenn nötig gemäss Unterkapitel 'Rapporte bearbeiten' mutieren, bzw. bearbeiten.
Hinweise zum Status Provisorisch und Notiz
Damit Sie Rapporte, welche aufgrund der aktuellen Voraussetzung, noch nicht definitiv verarbeitet werden können, von den anderen Rapporten zum Erfassen unterschieden werden können, bestehen folgende Möglichkeiten:
'Provisorisch' mittels aktivieren dieses Flags, kann festgehalten werden, dass der Rapport angesehen wurde.
'Info' mittels einem Text in diesem Feld, kann festgehalten werden, wieso dieser noch nicht verarbeitet wird.
Selektionieren Sie durch erfassen der Einsatz-ID, oder ArbN-Name/Vorname den entsprechenden Einsatz.
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [R]apporte das Rapporterfassungsformular.
Markieren Sie im Kalender die entsprechende KW, unter welche die Leistungen erfasst werden.
Erfassen Sie, die auf dem Rapport / Dokument aufgeführten Leistungen (Stunden und sonstiges).
Rapporterfassungsunterlagen einen Rapportdatensatz anhängen:
Nachdem eine Rapportzeile erfasst ist, (erscheint auf der linken Seite) das Icon
Durch anklicken dieses Icons wird der Rapport der Rapportzeile angehängt
Durch das anhängen eines Rapports an eine Rapportzeile, wird der Rapport in der Dokumentenverwaltung der entsprechenden Person, in den Ordner 'Rapporte\JJJJ' kopiert und der Rapportname entsprechend welche KW dieser angehängt wurde umbenennt.
Rapport mit Status 'Kontrolliert / Löschen' werden durch anklicken der Schaltfläche [Aktualisieren] oder durch schliessen und neu öffnen des Fenster 'Rapporte' im Ordner 'Rapporte zum Erfassen' gelöscht.
Wenn einer Rapportzeile ein Rapport angehängt wurde, ändert sich das Icon in mittels welchem der angehängte Rapport geöffnet / angezeigt werden kann
Zudem steht das Icon zur Verfügung, mit welchem die Verknüpfung zum angehängten Rapport gelöscht werden kann
Wenn in einer Woche verschiedene Kostenstellen enthalten sind und der Einsatzbetrieb pro KST eine Rechnung wünscht, muss pro Rapportzeile, bzw. KST der Rapport angehängt werden
Nachdem die Rapporterfassung nochmals mit den Rapportdaten kontrolliert wurde, kann mittels aktivieren des Flag 'Kontrolliert / Löschen' der Rapport auf den entsprechenden Status gesetzt werden.
Mittels Schaltfläche [Aktualisieren] wird die Anzeige der Rapporte aktualisiert und alle Rapporte mit Status 'Kontrolliert / Löschen' werden im Ordner 'Rapporte zum Erfassen' sowie im Unterordner 'Originale' gelöscht.
Rapporterfassung auf Basis von Papierrapporten und Unterlagen
Öffnen Sie unter dem Menü 'TWM', das Formular 'Einsatzdaten'.
Selektionieren Sie durch erfassen der Einsatz-ID, oder ArbN-Name/Vorname den entsprechenden Einsatz.
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [R]apporte das Rapporterfassungsformular.
Beim Öffnen des Rapporterfassungsformulars erfolgen die Prüfungen gemäss Kapitel Prüfungen bei der Rapport- und Akontoerfassung und das Rapporterfassungsformular wird unter bestimmten Voraussetzungen nicht geöffnet.
Markieren Sie im Kalender die entsprechende KW, unter welche die Leistungen erfasst werden.
Geben Sie die auf dem Rapport aufgeführten Leistungen (Stunden und sonstiges) ein.
Falls weiteren Rapporte für den gleichen ArbN vorliegen, markieren Sie die entsprechenden KW im Kalender und erfassen Sie dann wieder die Leistungen.
Für die Rapporterfassung des gleichen ArbN, unter einem anderen Einsatz oder für einen anderen ArbN, müssen Sie wieder gemäss Punkt 1 anfangen.
Wenn die Rapporterfassung abgeschlossen ist, schliessen Sie das 'Rapporterfassungsformular' mittels Schaltfläche [Schliessen].
Öffnen Sie unter 'TWM', das Formular 'Einsatzdaten' und
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Rapporte zum erfassen].
Markieren Sie das erste Dokument damit Ihnen dessen Inhalt auf einem Bildschirm angezeigt wird.
Selektionieren Sie durch erfassen der Einsatz-ID, oder ArbN-Name/Vorname den entsprechenden Einsatz.
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [R]apporte das Rapporterfassungsformular.
Markieren Sie im Kalender die entsprechende KW, unter welche die Leistungen erfasst werden.
Erfassen Sie die auf dem Rapport / Dokument aufgeführten Leistungen (Stunden und sonstiges) ein.
Rapporterfassungsunterlagen einen Rapportdatensatz anhängen:
Bei einer Rapporterfassung ohne Kostenstellen kann der Rapport mittels Schaltfläche [V]erschieben dem gewünschten Rapportdatensatz angehängt werden. Somit wird der Rapport vom Ordner 'Rapporte zum erfassen' in die Dokumenteverwaltung der entsprechenden Person verschoben.
Wenn der Einsatzbetrieb pro Kostenstelle eine Rechnung wünscht und Sie den erfassten Rapportzeilen eine (vorab erfasste Kostenstellen) zuweisen, muss jeder Rapportzeile, bzw. Kostenstelle der Rapport mittels Schaltfläche [A]nhängen angehängt werden. Nach dem erfassten der letzten Rapportzeile mit Kostenstelle, wird mittels Schaltfläche [V]erschieben der Rapport der Rapportzeile angehängt und (wenn die Rapportkontrolle deaktiviert ist) in die Dokumentenverwaltung der entsprechenden Person verschoben, bzw. (mit Rapportkontrolle) kopiert.
mittels welchem der angehängte Rapport geöffnet / angezeigt werden kann 
zur Verfügung, mit welchem die Verknüpfung zum angehängten Rapport gelöscht werden kann