Quellensteuer-Korrekturen

Letzte Mutation 10.11.2025

Einleitung

QS-Korrekturen sind Konsequenzen von selber festgestellten falschen QS-Abzüge oder QS-Differenzbeträge zwischen QS-Abrechnung und QS-Rechnung welche positiv oder negativ sein können.

B&F Solutions verwaltet als Treuhandstelle alle ins Konto '2005 Kreditor Quellensteuer' gebuchten QS-Daten, zusätzlich im Excel 'Kreditoren-Zusammenstellung QS'. Das Erfassen der QS-Daten im Excel pro Kanton und Monat, ermöglicht das ermitteln und und verwalten von allen QS-Beträge gemäss 'QS-Abrechnungen' und 'QS-Rechnungen', sowie 'QS-Differenzen' und 'QS-Korrekturen' und enthält eine Zusammenfassung aller QS-Daten pro Monat.

	Im Excel finden Sie im Register: [Bemerkungen] weitere Infos zur Datenerfassung im Excel [Beispiele] diverse Buchungsbeispiele.

Im Kapitel 'Quellensteuer Rechnungen erfassen und verwalten' finden Sie eine eine Beschreibung zur Arbeitsteilung zwischen Mandant und Treuhandstelle betreffend verwaltung der QS-Rechnungen.

Folgende Ereignisse- / Buchungen werden im Excel erfasst:

Quellensteuer-Abrechnungen
Quellensteuer-Rechnungen
Quellensteuer-Korrekturen (mittels Rapporterfassung, bzw. Lohnabrechnung erfasste QS-Korrekturen)
Quellensteuer-Ausbuchungen (direkt im Konto '2005 Quellensteuer' erfasste QS-Differenzbeträge)
Durch Rechnungsstellung an ausgetretene Person

Wenn für das Backoffice eine Treuhandstelle z.B. B&F Solutions zuständig ist

Damit die Vorgehensweise und Arbeitsteilung zwischen Personaldienstleister und Treuhandstelle verständlich, und der administrative Aufwand möglichst gering ist, wurden folgende Konventionen festgelegt.

Grundsätzlich müssen wir QS-Korrekturen wie folgt unterscheiden:

a. Der ArbN ist noch im Einsatz, bzw. erhält noch weitere Lohnabrechnungen

b. Der ArbN ist ausgetreten, bzw. erhält keine weiteren Lohnabrechnungen mehr

c. Die QS-Korrektur ist positiv

d. Die QS-Korrektur ist negativ

a./c. Der ArbN ist noch im Einsatz, erhält noch weitere Lohnabrechnungen und die QS-Korrektur ist positiv

Die QS-Korrektur wird durch B&F ohne Rücksprache in einer Folgelohnabrechnung dem ArbN zurückerstattet.

a./d. Der ArbN ist noch im Einsatz, erhält noch weitere Lohnabrechnungen und die QS-Korrektur ist negativ

Die QS-Korrektur wird durch B&F ohne Rücksprache in einer Folgelohnabrechnung dem ArbN abgezogen.

b./c. Der ArbN ist ausgetreten, erhält keine weitere Lohnabrechnungen mehr und die QS-Korrektur ist positiv

QS-Korrekturen <= CHF 100.00 werden durch B&F ohne Rücksprache ausgebucht.
QS-Korrekturen >= CHF 100.00 werden durch B&F per Mail gemeldet und der Personaldienstleister informiert B&F per Mail, was mit der QS-Korrektur geschehen soll.

b./d. Der ArbN ist ausgetreten, erhält keine weitere Lohnabrechnungen mehr und die QS-Korrektur ist negativ

QS-Korrekturen <= CHF 50.00 werden durch B&F ohne Rücksprache ausgebucht.
QS-Korrekturen >= CHF 50.00 werden durch B&F per Mail gemeldet und der Personaldienstleister informiert B&F per Mail, was mit der QS-Korrektur geschehen soll. (ArbN Rg. stellen oder ausbuchen)!

QS-Differenzbeträge müssen durch folgende Massnahmen korrigiert werden

Ursache von falschem QS-Abzug ermitteln und Korrigieren.
Mittels Rapporterfassung, bzw. Lohnart '605 QS-Korrektur' oder '609 QS- Korrektur (n. a. Abr.)'.
Durch löschen und neu erstellen der Lohnabrechnung mit falschem QS-Abzug.
Mittels Ausbuchung, welche (wegen dem Erfassungsdatum) direkt im Konto '2005 Quellensteuer gebucht wird.
Mittels Rechnungsstellung an ausgetretene Person. (Ohne Zahlung, muss diese als Debitorenverlust ausgebucht werden)!

Im TWM werden QS-Korrekturen und mehre Lohnabrechnungen im selben Monat wie folgt verwaltet

Folgend gehen wir davon aus, dass Korrekturen oder weitere Lohnabrechnung erst vorgenommen wurden, nachdem die QS-Abrechnung für den entsprechenden Monat bereits dem QS-Amt übermittelt wurde und nicht gelöscht wird.

QS-Korrekturen entstehen aufgrund folgender Ereignisse

Es wurden noch weitere Lohnabrechnung in den entsprechenden Monat gebucht.
Es wurde eine Lohnabrechnung im entsprechenden Monat gelöscht und neu erstellt.
QS-Korrekturen mittels Lohnart '606 QS-Korrektur' müssen unbedingt in den betreffenden Monat gebucht werden.

Hinweis Wenn der Auszahlungsbetrag einer Lohnabrechnung <=0.00 ist, muss mittels LA '400 Spezielles' soviel erfasst werden, dass der Auszahlungsbetrag >=0.00 ist. Dieser Betrag muss als Mutation für die Folgelohnabrechnung erfasst werden.
Mittels Lohnart '609 QS-Korrektur (n. auf QS-Abr.)' erfasste QS-Korrekturen können in jeden Monat gebucht werden.

Folgen von QS-Korrekturen auf der QS-Abrechnung

Wenn in einem Vormonat eine QS-Korrektur vorgenommen wird, muss für diesen Monat nochmals eine Nachtrags QS-Abrechnung erstellt werden, damit die QS-Abrechnung für den aktuellen Monat gemacht werden kann.
Auf Nachtrags QS-Abrechnungen sind nur die Personen enthalten, für welche QS-Korrekturen vorgenommen wurden.
Auf Nachtrags QS-Abrechnungen werden die QS-Daten aller Lohnabrechnung des entsprechenden Monats kumuliert.

Ursache von falschem QS-Abzug ermitteln und Korrigieren

Damit künftige QS-Korrekturen verhindert werden, muss die Ursache für einen falschen QS-Abzug ermittelt werden.

Zudem muss die Ursache für den falschen QS-Abzug, (in der Regel falsche QS-Parameter im Register [Anstellungsperiode]), korrigiert werden, indem wenn möglich in der bestehenden Anstellungsperiode die korrekten QS-Parameter zugewiesen werden oder eine neue Anstellungsperiode mit den korrekten QS-Parameter erfasst wird.
QS-Differenzbeträge, welche mittel Rapporterfassung, bzw. einer Lohnabrechnung korrigiert werden
Öffnen Sie die Rapporterfassung der entsprechenden Person
Erfassen Sie unter der Lohnart '606 Quellensteuer Korrektur' selber festgestellte QS-Differenzen in dem Monat, in welchem eine QS-Differenz festgestellt wurde.
Erfassen Sie unter der Lohnart '609 QS- Korrektur (n. a. Abr.)' nicht auf der QS-Abrechnung vom QS-Amt festgestellte und auf der QS-Rechnung bereits berücksichtigte Korrekturen, welche dem ArbN noch gutgeschrieben/belastet werden.

Zusätzlich muss im Feld Info, (Kanton, Monat und Jahr Bsp. 'ZH01/2025') für welche die QS-Korrektur ist, erfasst werden.
QS-Korrekturen durch löschen- und neu erstellen einer Lohnabrechnung

Wenn ein QS-Amt den QS-Abzug einer Person ablehnt, da diese Person über einen anderen Kanton abgerechnet werden muss, empfehlen wir in der Regel das löschen- und neu erstellen dieser Lohnabrechnungen.

Da diese Vorgehensweise bestimmten Voraussetzungen benötigt, komplex und riskant ist empfehlen wir, dass folgende Arbeitsschritte durch B&F Solutions durchgeführt werden:



Für das löschen und neu erstellen von Lohnabrechnungen, müssen folgende Voraussetzungen bestehen:

Die Lohnabrechnung muss in einem Geschäftsjahr sein, für welche der Abschluss noch nicht erledigt ist.
In den Lohnabrechnungen dürfen keine 'Akonto-Vorträge' enthalten sein.
Im Personalstamm, Register [Zahlungsmodus] müssen die selben Voraussetzungen, bzw. Begünstigten bestehen, wie zur Zeit als die erste, bzw. falsche Lohnabrechnung überwiesen wurde. Wer die Begünstigten der Lohnüberweisungen waren, kann in der Dokumentenverwaltung den PDF-Lohnabrechnungen entnommen werden.

	Wenn der neue Auszahlungsbetrag >= dem alten ist, bzw. der Korrekturbetrag positiv ist, (kann anstelle folgendem Punkt 8 & 9), per Valuta der Lohnüberweisung ein Akontoüberweisung erfasst und eine Pseudoüberweisung vorgenommen werden.

Erstellen eines PrintScreen vom Register [Lohnkonto] auf welchem alle betroffenen Lohnabrechnungen enthalten sind.

Dieses PrintScreen enthält das Lohnabrechnungsdatum den Auszahlungsbetrag und das Valutadatum der Überweisung!
Drucken aller zu löschenden Lohnabrechnungen für eine spätere Nachvollziehbarkeit.
Unter 'Lohn-Zahlungsarchiv' (auf der rechten Seite) die einzelnen Lohnüberweisungen löschen.
In der Rapporterfassung, Register [Akonto] den Status von bestehenden Akontos auf 'Gesperrt' setzen.
Unter 'Lohnabrechnungen' nur die älteste aller zu löschenden Lohnabrechnungen löschen.
Unter 'SQL-Abfragen' die Anstellungsperioden mutieren, damit diese die korrekten Datums und QS-Parameter enthalten.
In der Rapporterfassung, Register [Akonto] eine Prov. Lohnabrechnung erstellen um den Auszahlungsbetrag zu ermitteln.
Differenzbetrag des Auszahlungsbetrag zwischen alter und neuer Lohnabrechnung berechnen.
In der Rapporterfassung, mittels Lohnart '400 Spezielles', den Differenzbetrag erfassen, damit der Auszahlungsbetrag in der neuen Lohnabrechnung gleich dem der alten Lohnabrechnung ist.
Unter 'Rapportverbuchung in Lohn' die Rapporte verbuchen, bzw. die neue korrigierte Lohnabrechnung erstellen.
Unter 'Lohnabrechnungen' prüfen und sicher stellen, dass der Auszahlungsbetrag dem alten entspricht.
Zahlungsauftrag per gleichem Valuta-Datum wie die alte Lohnabrechnung wie folgt überweisen.
Ohne Filetransfer, bestätigen dass der Zahlungsauftrag korrekt ausgeführt wurde.
Arbeitsschritte 5 - 12 wiederholen bis alle betroffenen Lohnabrechnungen korrigiert sind.
In der Rapporterfassung, Register [Akonto] der Status der 'Gesperrten' Akontos wieder auf 'Freigegeben' setzen.
Unter 'Quellensteuer-Abrechnungen' gemäss Kapitel 'Quellensteuer-Abrechnung erstellen' für die entsprechenden Monate nochmals eine Nachtrags QS-Abrechnung erstellen und dem zuständigen QS-Amt zustellen.

4. QS-Ausbuchungen
QS-Ausbuchungen können positiv (der QS-Abzug war im Lohn zu viel) oder negativ (der QS-Abzug war im Lohn zu wenig) sein.
Negative QS-Abzüge werden ausgetretenen Personen in Rechnung gestellt oder wie folgt ausgebucht.

Wenn die Rg. nicht bezahlt wird, muss sie als Debitorenverlust ausgebucht werden, damit die Buchung im Konto 2005 bestehen bleibt.

QS-Ausbuchungen müssen direkt im Konto '2005 Quellensteuer' gemäss folgendem Bsp. erfasst:

Buchungstext:	QS KTMt/JJ Ausbuchung Name Vorname oder Diverse wenn kumulierter Betrag erfasst wird
Konten:	2005 - 4090 bei Ausbuchung von zu hohem QS-Abzug 4090 - 2005 bei Ausbuchung von zu kleinen QS-Abzug

QS-Ausbuchungen werden monatlich nachdem diese gebucht wurden, im Excel erfasst und dem Konto '2005' entnommen.

Dazu werden gemäss Spalte 'Geändert am' alle im letzten Monat erfassten QS-Ausbuchungen berücksichtigt.
QS-Ausbuchungen werden im Excel in der Spalte 'QS-Korrektur' im Monat für welcher die Ausbuchung ist, erfasst.
Im Excel wird in der Spalte 'Korrektur-Datum' das erste Datum und in der Spalte 'Hinweise zu den Korrekturen' folgende Daten erfasst:
Wenn der Betrag aus einem Betrag für eine Person besteht: Wird kein Hinweis erfasst.
Wenn der Betrag aus einem kumulierten Betrag besteht: 'Ausbuchungen Div.'

Wenn der Betrag aus diversen Beträgen besteht: 'Datum CHF Betrag Div.'

5. QS-Korrektur mittels Rechnungsstellung an die entsprechende Person

Falls der ArbN ausgetreten und alle Guthaben ausbezahlt und die QS-Korrektur zu Ungunsten des ArbN ist, muss dem ArbN eine Rechnung für die QS-Korrektur oder der Differenzbetrag zu Lasten ArbG ausgebucht werden.



Prüfen Sie, ob evtl. Guthaben für Ferien- oder 13.-Monatslohn bestehen, damit Sie QS-Korrekturen zu Ungunsten des ArbN mit der Auszahlung der Guthaben zusammen erfassen, bzw. abrechnen können.
Erfahrungsgemäss lohnt sich eine Rechnungsstellung nur, wenn der ArbN diese akzeptiert und bei einem Betrag >CHF 50.-

Rechnung an ausgetretene Person

Öffnen Sie die entsprechende Person im Personalstamm und ergänzen Sie den 'Nachname' durch den 'Vorname'.
Öffnen Sie unter dem Menü 'Verkauf', 'Rechnungen'.
Erstellen Sie mittels Schaltfläche [Neu] eine neue Rechnung und erfassen Sie folgende Artikel-Daten.
Im Feld 'Bezeichnung' den Text 'Quellensteuer Nachtrag'
Im Feld 'Beschreibung' den Text 'QS-Nachtrag für Kt.? / Mt.?'
Im Feld 'Betrag' den geschuldeten Betrag

Im Feld 'Konto', das Konto '2005 Kreditor Quellensteuer'

	Hinweise zur Erfassung der Artikel-Daten Mittels Schaltfläche [Artikel speichern] werden die erfassten Daten im Artikelstamm gespeichert. Wenn der Artikel bereits im Artikelstamm besteht, werden durch Eingabe 'Quelle' im Feld Bezeichnung, automatisch alle anderen Angaben übernommen.

	Wenn die Rechnung nicht bezahlt wird Damit die Buchung im Konto '2005 Kreditor Quellensteuer' erhalten bleibt, müssen Rechnung welche nicht bezahlt werden, als Debitorenverlust ausgebucht werden und dürfen nicht gelöscht werden.