Die Kreditorenverarbeitung, bzw. das Prüfen, Erfassen und die Ablage der Kreditorenbelege erfolgt in der Regel gemäss folgender Arbeitsteilung zwischen Mandant und der Treuhandstelle.
Treuhandstelle kann eine interne Person der Mandantin oder eine extern beauftragte Treuhandstelle z.B. B&F sein.
Wir unterscheiden Kreditorenrechnungen in folgende Gruppen:
SUVA-Rechnungen werden gemäss Kapitel 'SUVA Rechnungen' erfasst und abgelegt.
BVG-Rechnungen werden gemäss Kapitel 'BVG Rechnungen' kontrolliert, erfasst und abgelegt.
KTG-Rechnungen werden gemäss Kapitel 'KTG Rechnungen' erfasst und abgelegt.
QS-Rechnungen inkl. Beilagen von QS-Differenzbeträgen, sowie die Arbeitsteilung zwischen Mandant und Treuhandstelle ist im Kapitel 'Quellensteuer Rechnungen' beschreiben.
Alle übrigen Lieferanten-Rechnungen inkl. Belege werden gemäss folgender Beschreibung verwaltet:
Allgemeines- und Mandantenspezifisches zur Kreditorenverarbeitung
Falls kein Einzahlungsschein vorhanden ist, muss ein solcher durch die Mandantin beim Lieferanten telefonisch bestellt werden bevor die Rechnung der Treuhandstelle zur Verarbeitung zugestellt wird!
Sämtliche Lieferscheine und Kreditoren-Rechnungen werden im Fach 'KREDITOREN' abgelegt. Dabei werden eventuell vorhandene Lieferscheine mit den Fakturen verglichen und danach fort geworfen.
Einmal wöchentlich werden die kontrollierten Rechnungen zur Erfassung im Kreditorenprogramm, bzw. zum Erfassen der zuständigen Person der Treuhandstelle zugestellt.
Wenn die Kreditorenrechnungen per Mailanhang der Treuhandstelle zugestellt werden, muss jede Rechnung einzeln eingescannt, bzw. als PDF-Datei im Mailanhang enthalten sein.
Einmal wöchentlich werden die fälligen Kreditoren durch die Mandantin überwiesen und das Zahlungsjournal, (welches automatisch durch das System gedruckt wird) im Ordner 'Bankbelege' abgelegt.
Wenn die Treuhandstelle für die Verwaltung der Bankbelege zuständig ist, müssen die Belege gemäss Kapitel 'Bankbelege verarbeiten & Saldoabstimmung' der Treuhandstelle weitergeleitet werden.
Arbeiten Treuhandstelle(wenn die Kreditorenbelege vom Treuhandstelle verwaltet werden)
Wöchentlich erhält die Treuhandstelle vom Mandant die Kreditoren-Unterlagen:
Die Kreditoren werden unter dem Menü 'Kreditoren', 'Rechnungen' erfasst, bzw. eingelesen.
Mittels einscannen oder anhängen der PDF-Rechnung wir die Kreditorenrechnung dem Kreditor angehängt.
Die erfassten Kreditoren (exkl. Einzahlungsschein); werden im Ordner 'Bezahlte Kreditoren' alphabetisch (der letzte Beleg am Anfang) abgelegt.
