Es gilt grundsätzlich, 'für jeden Geschäftsfall muss ein Beleg vorhanden sein'.
Zahlungsaufträge (von Lohn-, DTA und DTA-SB Akontoüberweisungen sowie Kreditorenzahlungen) werden (falls vorhanden) mit der Belastungsanzeige der Bank zusammengeheftet.
Bankauszüge müssen je nach Betriebsgrösse (wöchentlich, monatlich oder pro Quartal) mit allen Detailbelegen zusammen in einem bezeichneten Register im Bankordner abgelegt werden.
Auf Basis der Versicherungs TG-Abrechnungen und den Rückvergütungen an die Versicherungen werden im Personalstamm, Register [Meldungen], [Taggeld Versicherung] die Versicherungszahlungen gemäss Beschreibung des Kapitel 'Taggeld Versicherung' erfasst.
In folgender Beschreibung gehen wir davon aus, dass die Bankbelege in einer Arbeitsteilung (zwischen Betrieb/Mandant und Treuhandstelle) verarbeitet werden, die Bankbelege wöchentlich abgelegt und die Treuhandstelle für das Abbuchen der Kundenzahlungen und die Archivierung der Bankbelege verantwortlich ist.
Treuhandstelle kann eine Mandanten interne Person oder extern beauftragte Treuhandstelle z.Bsp. B&F sein.
Die für das wöchentliche Abbuchen der Kundenzahlungen zuständige Treuhandstelle benötigt zur Kontrolle einen wöchentlichen Bankauszug und evtl. vom Einsatzbetrieb zugestellte Zahlungs Avis.
Die Mandantin ist für die Beschaffung, die Zusammenstellung aller Bankbelege (Bankauszüge inkl. Gutschrifts- und Belastungsanzeigen, TG-Abrechnungen etc.) inkl. Kontierung gemäss folgender Kontierungsliste, sowie das pünktliche Zustellen der Bankbelege an die Treuhandstelle verantwortlich.
(in der Spalte 'zu unseren Gunsten' auf dem Bankauszug gebucht)
Geschäftsfall
Farbe
Konto
SUVA Taggeldzahlung für Temporäre bei Unfall (siehe dazu auch folgende Hinweise)
Gelb
1997 - 4006
KTG Taggeldzahlung für Temporäre bei Krankheit (siehe dazu auch folgende Hinweise)
Gelb
1997 - 4007
AHV, bzw. EO Taggeldzahlung für Temporäre (s. dazu auch folgende Hinweise)
Gelb
1997 - 4008
Taggeldauszahlungen für intern Angestellte (siehe dazu auch folgende Hinweise)
Gelb
1997 - 5006
Kundenrückerstattung von Werbekosten
Gelb
4800
Sammelgutschriften, die nicht nur Kundenzahlungen betreffen
Gelb
Div.
Kundenzahlungen (mit- und ohne QR)
keine
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Hinweise zu den Versicherungszahlungen
Wenn eine TG-Abrechnung nur eine Person enthält, kann die Überweisung direkt 1020 an 400? gebucht werden.
Wenn eine TG-Abrechnung Jahresübergreifende Daten enthält, muss das Taggeld pro Jahr aufgeteilt werden.
Wenn eine Taggeldabrechnung diverse Personen enthält, müssen folgende Buchungen gemacht werden
Die Taggeldzahlungen der Versicherungen werden gemäss Taggeldabrechnung pro Person aufgeteilt und wie oben Beschrieben 1997 an 4006, 4007, 4008 für Temporäre, oder 5006 für internes Personal per Datum gemäss Bankgutschrift gebucht.
Somit sollte nach obigen Buchungen der Saldo im Konto 1997 dem Überweisungsbetrag entsprechen.
Dieser Saldo wird dann noch per Datum gemäss Bankgutschrift auf das Bankkonto 1020 an 1997 umgebucht.
Allgemeine Hinweise zu den Buchungen
Bei der Kontierung muss das Konto auf dem Bankauszug und den Beleg notiert werden.
Auf dem Bankauszug muss der Betrag und das Konto mit der entsprechenden Farbe versehen.
Alle Geschäftsfälle bei denen Unklarheit besteht, werden gelb markiert. Diese werden in einer periodischen Routine durch eine dafür verantwortliche Person der Treuhandstelle kontiert.
Die Bankbelege werden vom Mandant (pro KW oder Monat gemäss Bankauszug ) zusammengestellt.
Die Bankbelege werden spätestens nach Vorliegen aller Belege einmal monatlich der Treuhandstelle zur Kontrolle und Erfassung der Geschäftsfälle zugestellt.
Barbezugsbelege müssen kopiert werden. Ein Beleg kommt zu den Kassen- und einer zu den Bankbelegen.
Falls ein Barbezug keine Kasseneinlage ist, muss der Verwendungszweck darauf notiert werden.
Geschäftsfälle ohne Farbe / Kontierung, werden automatisch durch das System gebucht.
Kontrolle und Saldoabstimmung
Nachdem alle Buchungen erfasst sind, wird wie folgt der Saldo des Bankkonto kontrolliert:
Öffnen Sie das Menü 'Konten drucken' unter 'Hauptbuch'.
Selektionieren Sie das Bankkonto (in der Regel Konto '1020') und die Periode '01.01.JJJJ - 31.12.JJJJ'
Öffnen Sie mittels Schaltfläche [Druckvorschau] das Kontoblatt
Vergleichen Sie den Saldo per bestimmten Datum mit dem des Bankauszuges
Wenn der Saldo nicht übereinstimmt, gehen Sie wie folgt vor:
Ermitteln Sie den letzten Zeitpunkt, an welchem der Saldo mit dem Bankauszug übereinstimmte
Drucken Sie das Kontoblatt ab diesem Zeitpunkt aus.
Ermitteln Sie durch chronologischen Vergleich die Ursache der Saldodifferenz
Erfassen Sie die Korrekturen
Vergleichen Sie den Saldo gemäss Punkt 4
Wenn der Saldo übereinstimmt, markieren Sie diesen auf dem Bankauszug und machen Sie eine Notiz, wie z. Bsp. 'Datum, Saldo OK inkl. Ihrem Kurzzeichen'
