Akontozahlungen Kontoabstimmung und Ausbuchungen

letzte Mutation 03.10.2025

Einleitung

Im folgenden Kapitel wird das Erstellen des Akontojournal per ende Jahr, das 'Abstimmen / Abgrenzen' sowie das 'Ausbuchen' von Akontozahlungen erläutert.

Details zum Erstellen, überweisen und verwalten der verschiedenen Akontozahlungen finden Sie im Kapitel Akonto.

Buchungen bei Akontozahlungen

Folgende Buchungen erfolgen bei DTA,- DTA-SB- und Bar Akontozahlungen:

Beim erfassen von Akontos in der Rapporterfassung, Register [Akonto]

Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender ohne FiBu-Buchung gebucht.

DTA- und DTA-SB-Akonto mittels Zahlungsauftrag überweisen

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Akonto Valuta	Auszahlung ZA-Nr. ?	2010	1020

	Durch Bar-Akontos werden durch das System keine FiBu-Buchungen erstellt, bzw. Bar-Akontos werden beim Erfassen der Bank gemäss Belastungsanzeige 2010 (Akonto) - 1020 (Bank) gebucht.

Beim erstellen der Lohnabrechnungen mittels 'Rapportverbuchung in Lohn'

Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender gebucht, zusätzlich wird folgende FiBu-Buchung gebucht.

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Lohnabr.-Datum	810 Lohnvorschuss	2011	2010

Akontozahlungen am Jahresanfang

Damit bei der Rapportverbuchung, bzw. beim Erstellen der letzten Lohnabrechnung im Vorjahr kein Akontozahlungen für das neue Jahr enthalten sind, müssen Akontozahlungen für das neue Jahr auf 'gesperrt' gesetzt werden. Diese müssen dann vor der 1. Lohnabrechnung im neuen Jahr wieder auf den Status 'Freigegeben' gesetzt werden.

Akontojournal als Saldonachweis per Geschäftsabschluss

Per ende Geschäftsjahr muss das Akontojournal als Saldonachweis gemäss Kapitel 'Akontojournal' erstellt werden.

Akontozahlungen abstimmen / abgrenzen

Per Datum des Geschäftsabschluss muss das Passivkonto '2010 Akonto' abgestimmt werden.

Dazu wird der Saldo des FiBu-Konto 2010 mit dem 'Akontojournal' verglichen und sollte nach evtl. Korrekturen und Ausbuchungen übereinstimmen.

Wenn der Saldo gemäss Akontojournal nicht mit dem gemäss Konto 2010 übereinstimmt

Muss das Akontojournal aller Akontos, bzw. der 'nicht verarbeiteten' und der 'verarbeiteten' Akontos erstellt werden.
Unter 'Hauptbuch', 'Konten' das Konto '2010' und Belegdatum des Vorjahres erfasst werden und die Daten durch das Anklicken der Spaltenbezeichnung 'Name' sortiert werden.
Somit kann für jede Person geprüft werden, ob die abgerechneten Akontos mit denjenigen gemäss Akontojournal übereinstimmen.

Akontos ausbuchen

Wenn kein Einsatz zu einer Akontozahlung besteht, muss für die entsprechende Person ein Pseudo-Einsatz erfasst werden, damit der Akontobetrag gelöscht werden kann. Dieser Einsatz wird nachdem der Akontobetrag gelöscht ist, wieder gelöscht.

Beim ausbuchen von Akontos unterscheiden wir folgende Akontoarten, bzw. Voraussetzungen

Akontovorträge ausbuchen
Rechnungen an ArbN für Akontovorträge als Debitorenverlust ausbuchen
DTA und DTA-SB Akontos ausbuchen
Bar-Akontos ausbuchen

1. Akontovorträge ausbuchen

Wenn nur ein Teil von Akontozahlungen (wegen Mangel an Lohnguthaben) mittels Lohnabrechnung den ArbN abgezogen

wurden, wird automatisch ein Akontovortrag mit der Bezeichnung 'Lohn Gutschrift Akonto' in das Konto '2010 Lohnvorschüsse' und in die Lohnabrechnung mit der Bezeichnung 'Abdeckung Minussaldo' gebucht, damit der Lohnauszahlungsbetrag CHF 1.00 ist.

Bevor Sie Akontovorträge ausbuchen, müssen Sie unter dem Menü Personal, 'Ferien- & 13.-Monatslohn' die gleichnamige Liste drucken und prüfen, dass die entsprechende Person kein Ferien, bzw. 13.-Mt. Guthaben hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich in der Rapporterfassung erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen und überweisen.

Durch das löschen eines Akontovortrag in der Rapporterfassung, Register [Akonto], entstehen keine FiBu-Buchungen.

Liste der ausstehenden Akontozahlungen unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
Alle ArbN, welche momentan und in der nächsten Zeit kein Arbeitsverhältnis haben markieren.
Im Formular 'Rapporterfassung', Register [Akonto] solche Akontos löschen.
ArbN in folgende zwei Gruppen unterteilen:
Das Guthaben soll zurück gefordert werden:

Es muss eine Rechnung ausgestellt werden, dabei muss das Gegenkonto '2010' sein.
Das Guthaben wird als Verlust ausgebucht:

In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' die folgende Buchung erstellt werden:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
03.01 oder 31.12.JJ	Ausbuchung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ	4090	2010

Hinweis Akontos aus Vorjahren werden per 3.1 und solche vom aktuellen Jahr, per Datum der Lohnabrechnung mit Akontovortrag, oder per 31.12. des aktuellen Jahr ausgebucht.

2. Rechnungen an ArbN für Akontovorträge als Debitorenverlust ausbuchen

Wenn für ein Akontovortrag dem ArbN eine Rechnung gestellt wird, erfolgt dadurch folgende Buchung:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Rg.-Datum	Rückforderung Akonto vom Datum?	1100	2010

Hinweis Da eine solche Rechnung den Akontovortrag ersetzt, muss der Akontovortrag noch unter [Akonto] gelöscht werden.

Wenn die Rechnung vom ArbN nicht bezahlt wird und als Debitorenverlust ausgebucht wird, erfolgt dadurch folgende Buchung und es müssen keine zusätzlichen Buchungen vorgenommen werden.

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
s. folgender Hinweis	Debitorenverlust	3805	1100

3. DTA und DTA-SB Akontos ausbuchen

Zum Ausbuchen von überwiesenen Akontobeträge müssen Sie folgende Arbeitsschritte ausführen:

Bevor Sie Akontozahlungen ausbuchen, müssen Sie unter dem Menü Personal, 'Ferien- & 13.-Monatslohn' die gleichnamige Liste drucken und prüfen, dass die entsprechende Person kein Ferien, bzw. 13.-Mt. Guthaben hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich in der Rapporterfassung erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen und überweisen.

Liste der ausstehenden Akontozahlungen unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
Alle Akontos, welche ausgebucht werden markieren.
In der Rapporterfassung des letzten Einsatz, per Datum des letzten Arbeitstag mittels Lohnart '400 Spezielles', den Betrag gemäss Akontozahlung, und im Feld 'Info', den Text 'Ausbuchung Akonto vom Datum?' für den Lohn erfassen.
Mittels 'Rapportverbuchung in Lohn' für die entsprechende Person eine Lohnabrechnung erstellen.
Prüfen, dass bei ausbuchen von Akontos aus einem Vorjahr, das Lohnabrechnungsdatum der 3.1 des akt. Geschäftsjahr und der Auszahlungsbetrag CHF 0.00 ist.
Lohnabrechnung markieren und mittels Schaltfläche [Einzeldruck] drucken.
Im Kopfteil Konto '4905 Lohnüberweisungen ausbuchen' auswählen.
Im Fussteil mittels Schaltfläche [Zahlungsauftrag] die Lohnabrechnung überweisen.

4. Bar-Akontos ausbuchen

Liste der ausstehenden Akontozahlungen unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
Alle Akontos, welche ausgebucht werden markieren.
Im Formular 'Rapporterfassung', Register [Akonto] die Akontozahlung löschen.
In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' folgende Buchung erfasst werden:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
03.01 oder 31.12.JJ	Ausbuchung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ	4090	2010

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