Akontozahlungen Kontoabstimmung und Ausbuchungen

letzte Mutation 18.03.2026

Einleitung

Im folgenden Kapitel wird das Erstellen des Akontojournal per ende Jahr, das 'Abstimmen / Abgrenzen' sowie das 'Ausbuchen' von Akontozahlungen erläutert.

Details zum Erstellen, überweisen und verwalten der verschiedenen Akontozahlungen finden Sie im Kapitel Akonto.

Buchungen bei Akontozahlungen

Folgende Buchungen erfolgen bei DTA,- DTA-SB- und Bar Akontozahlungen:

Beim erfassen von Akontos in der Rapporterfassung, Register [Akonto]

Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender ohne FiBu-Buchung gebucht.

DTA- und DTA-SB-Akonto mittels Zahlungsauftrag überweisen

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Akonto Valuta	Auszahlung ZA-Nr. ?	2010	1020

	Durch Bar-Akontos werden durch das System keine FiBu-Buchungen erstellt, bzw. Bar-Akontos werden beim Erfassen der Bank gemäss Belastungsanzeige 2010 (Akonto) - 1020 (Bank) gebucht.

Beim erstellen der Lohnabrechnungen mittels 'Rapportverbuchung in Lohn'

Der Akontobetrag wird in den Leistungskalender gebucht, zusätzlich wird folgende FiBu-Buchung gebucht.

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Lohnabr.-Datum	810 Lohnvorschuss	2011	2010

Akontozahlungen am Jahresanfang

Damit bei der Rapportverbuchung, bzw. beim Erstellen der letzten Lohnabrechnung im Vorjahr kein Akontozahlungen für das neue Jahr enthalten sind, müssen Akontozahlungen für das neue Jahr auf 'gesperrt' gesetzt werden. Diese müssen dann vor der 1. Lohnabrechnung im neuen Jahr wieder auf den Status 'Freigegeben' gesetzt werden.

Akontojournal als Saldonachweis per Geschäftsabschluss

Per ende Geschäftsjahr muss das Akontojournal als Saldonachweis gemäss Kapitel 'Akontojournal' erstellt werden.

Akontozahlungen abstimmen / abgrenzen

Per Datum des Geschäftsabschluss muss das Passivkonto '2010 Akonto' abgestimmt werden.

Dazu wird der Saldo des FiBu-Konto 2010 mit dem 'Akontojournal' verglichen und sollte nach evtl. Korrekturen und Ausbuchungen übereinstimmen.

Wenn der Saldo gemäss Akontojournal nicht mit dem gemäss Konto 2010 übereinstimmt

Muss das Akontojournal aller Akontos, bzw. der 'nicht verarbeiteten' und der 'verarbeiteten' Akontos erstellt werden.
Unter 'Hauptbuch', 'Konten' das Konto '2010' und Belegdatum des Vorjahres erfasst werden und die Daten durch das Anklicken der Spaltenbezeichnung 'Name' sortiert werden.
Somit kann für jede Person geprüft werden, ob die abgerechneten Akontos mit denjenigen gemäss Akontojournal übereinstimmen.

Akontos ausbuchen

Wenn kein Einsatz zu einer Akontozahlung besteht, muss für die entsprechende Person ein Pseudo-Einsatz erfasst werden, damit der Akontobetrag in der Rapporterfassung, Register [Akonto] gelöscht werden kann.

Dieser Einsatz wird nachdem der Akontobetrag gelöscht ist, wieder gelöscht.

Beim Ausbuchen von Akontos unterscheiden wir folgende Akontoarten, bzw. Voraussetzungen

Akontovorträge per Abschluss ermitteln und ausbuchen
Rechnungen an ArbN für Akontovorträge als Debitorenverlust ausbuchen
DTA und DTA-SB Akontos ausbuchen
Bar-Akontos ausbuchen

1. Akontovorträge per Abschluss ermitteln und ausbuchen

Wenn nur ein Teil von Akontozahlungen (wegen Mangel an Lohnguthaben) mittels Lohnabrechnung den ArbN abgezogen

wurden, wird automatisch ein Akontovortrag mit der Bezeichnung 'Lohn Gutschrift Akonto' in das Konto '2010 Lohnvorschüsse' und in die Lohnabrechnung mit der Bezeichnung 'Abdeckung Minussaldo' gebucht, damit der Lohnauszahlungsbetrag CHF 1.00 ist.

Bevor Sie Akontovorträge ausbuchen, müssen Sie unter dem Menü Personal, 'Ferien- & 13.-Monatslohn' die gleichnamige Liste drucken und prüfen, dass die entsprechende Person kein Ferien, bzw. 13.-Mt. Guthaben hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich in der Rapporterfassung erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen und überweisen.

Liste der ausstehenden Akontozahlungen unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
Alle ArbN, welche momentan und in der nächsten Zeit kein Arbeitsverhältnis haben markieren.
Im Formular 'Rapporterfassung', Register [Akonto] solche Akontos löschen.
ArbN in folgende zwei Gruppen unterteilen:
Das Guthaben soll zurück gefordert werden:

Gemäss Beschreibung 'Rückforderung von Akontozahlungen mittels Debitorenrechnung' Rechnung erstellen.
Das Guthaben wird als Verlust ausgebucht:

In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' die folgende Buchung erstellt werden:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
03.01 oder 31.12.JJ	Ausbuchung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ	4090	2010

Hinweis Akontos aus Vorjahren werden per 3.1 und solche vom aktuellen Jahr, per Datum der Lohnabrechnung mit Akontovortrag, oder per 31.12. des aktuellen Jahr ausgebucht.



Hinweise zum ausbuchen von Akonto-Vorträge

Durch das löschen des Akonto-VT in der Rapporterfassung, Register [Akonto], werden keine FiBu-Buchungen gebucht.
Der Akonto-VT wird im Leistungskalender gelöscht.
Das Ausbuchen von normalen Akontozahlungen (DTA, DTA-SB oder Bar) muss jeweils problemspezifisch mit dem B&F Personal analysiert und getätigt werden.

2. Rechnungen an ArbN für Akontovorträge als Debitorenverlust ausbuchen

Wenn für ein Akontovortrag dem ArbN eine Rechnung gestellt wird, erfolgt dadurch folgende Buchung:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
Rg.-Datum	Rückforderung Akonto vom Datum?	1100	2010

	Infos zum Erfassen der Rechnung finden Sie unter Rückforderung von Akontozahlungen mittels Debitorenrechnung. Da eine solche Rechnung den Akontovortrag ersetzt, muss der Akontovortrag noch unter [Akonto] gelöscht werden.

Unbezahlte Rechnungen, als Debitorenverlust ausbuchen

Öffnen Sie unter 'Debitoren', 'Zahlungen'
Erfassen Sie im Feld 'Name' den Name der Person
Aktivieren Sie bei die Rechnung, welche Sie als Debitorenverlust ausbuchen möchten
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Neue Zahlung]
Erfassen Sie im Detailbereich folgende Daten:
Datum: Bei Debitorenverluste von Vorjahres-Rechnungen, der 3.1. und sonst der 31.12. vom aktuellen Jahr
Buchungstext: Wählen Sie 'Abzug'
Belegnummer: Ist keine Eingabe nötig
Konto: Wählen Sie '3805 Debitorenverluste'
Kostenstelle: Ist keine Eingabe nötig
MWSt-Code: Wählen Sie '0 Keine MWSt'
Betrag: Der Betrag wird vom System zugewiesen und entspricht dem Rechnungsbetrag
Betätigen Sie die erfassten Daten mittels Tabulator- oder Enter-Taste
Verbuchen Sie die Daten mittels Enter-Taste oder Schaltfläche [Verbuchen]

3. DTA und DTA-SB Akontos ausbuchen

Zur Ermittlung der ausstehenden Akontozahlungen, unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' drucken.
Alle Akontos, welche ausgebucht werden markieren.

Akontozahlungen, welche überwiesen wurden können wie folgt ausgebucht werden:

3.1 Mittels einer Lohnabrechnung inkl. Auszahlung Ferien- und/oder 13.-Mt.-Fond

3.2 Mittels einer Lohnabrechnung ohne Ferien- und/oder 13.-Mt.-Fond

3.3 Durch löschen der Akontozahlung

3.1 Mittels einer Lohnabrechnung inkl. Auszahlung Ferien- und/oder 13.-Mt.-Fond

Als erstes drucken Sie unter dem Menü 'Personal', 'Ferien- & 13.-Monatslohn' die gleichnamige Liste und prüfen, dass die entsprechende Person kein Ferien, bzw. 13.-Mt. Guthaben hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich in der Rapporterfassung erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen und überweisen.

3.2 Mittels einer Lohnabrechnung ohne Ferien- und/oder 13.-Mt.-Fond

In der Rapporterfassung des letzten Einsatz, per Datum des letzten Arbeitstag mittels Lohnart '400 Spezielles', den Betrag gemäss Akontozahlung, und im Feld 'Info', den Text 'Ausbuchung Akonto vom Datum?' für den Lohn erfassen.
Mittels 'Rapportverbuchung in Lohn' für die entsprechende Person eine Lohnabrechnung erstellen.
Prüfen, dass bei ausbuchen von Akontos aus einem Vorjahr, das Lohnabrechnungsdatum der 3.1 des akt. Geschäftsjahr und der Auszahlungsbetrag CHF 0.00 ist.
Lohnabrechnung markieren und mittels Schaltfläche [Einzeldruck] drucken.
Im Kopfteil Konto '4905 Lohnüberweisungen ausbuchen' auswählen.
Im Fussteil mittels Schaltfläche [Zahlungsauftrag] die Lohnabrechnung überweisen.

3.3 Durch löschen der Akontozahlung

Ermitteln Sie das Datum der Überweisung der Akontozahlung.
Löschen Sie unter dem Menü 'Personal', 'Lohn Zahlungsarchiv', auf der rechten Seite die Akontoüberweisung.
Löschen Sie in der 'Rapporterfassung', Register [Akonto] die Akontozahlung.
In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' folgende Buchung erfasst werden:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
*	Ausbuchung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ	4090	2010	*

Datum und Betrag muss der gelöschten überweisung entsprechen.

4. Bar-Akontos ausbuchen

Bevor Sie Akontozahlungen ausbuchen, müssen Sie unter dem Menü Personal, 'Ferien- & 13.-Monatslohn' die gleichnamige Liste drucken und prüfen, dass die entsprechende Person kein Ferien, bzw. 13.-Mt. Guthaben hat und wenn der ArbN noch Guthaben hat, diese wie üblich in der Rapporterfassung erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen und überweisen.

Liste der ausstehenden Akontozahlungen unter dem Menü 'TWM', 'Akontojournal' ausdrucken.
Alle Akontos, welche ausgebucht werden markieren.
Im Formular 'Rapporterfassung', Register [Akonto] die Akontozahlung löschen.
In der FiBu muss im Rapport 'Grundbuch- und Abschlussbuchungen' folgende Buchung erfasst werden:

Datum:	Buchungstext:	Soll:	Haben:	Betrag:
03.01 oder 31.12.JJ	Ausbuchung ArbN-Name Akonto vom TT.MM.JJ	4090	2010

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