Die Vorgehensweise einer Rechnungskorrektur muss vorgängig mit dem Einsatzbetrieb abgesprochen und festgelegt werden.
Beachten Sie, dass Rechnungen, welche an einen Factoringgeber abgetretenen werden gemäss Kapitel 'Abgetretene Debitoren korrigieren' korrigiert werden müssen.
Rechnungskorrekturen können grundsätzlich wie folgt vorgenommen werden
Damit die Nachvollziehbarkeit von Rechnungskorrekturen gewährgeleistet ist, muss von jeder Rechnung welche gelöscht oder mutiert wird, vorab eine PDF-Datei im Adresstamm der Firma, im Register [Dokumente], im Ordner 'Korrekturen', 'Rechnungskorrekturen' gespeichert werden.
Falls nötig sollten Sie für eine bessere Nachvollziehbarkeit auf der Rechnung noch eine Notiz vornehmen.
Rechnung wird gelöscht, in der Rapporterfassung wird die Korrektur vorgenommen und dann die Rapporte wieder in die Debitoren verbucht.
Hinweise für Korrekturen, wenn die Rechnung gelöscht- und neu erstellt wird
Diese Vorgehensweise ist empfehlenswert, wenn die Rapporte bereits mittels einer Lohnabrechnung überwiesen wurden und der Kunde auf eine neue, bzw. korrigierte Rechnung besteht.
Bitte beachten Sie, dass in der Regel noch zusätzlich gemäss Kapitel Lohnkorrekturen & TWM-Mutationen auch eine Lohnkorrektur vorgenommen werden muss.
Bei diese Vorgehensweise muss der Kunde die alte, bzw. falsche Rechnung eliminieren und erhält eine neue, bzw. korrigierte Rechnung mit der gleichen Rechnungs-Nr.
2. Die Korrektur wird direkt in der bestehenden Rechnung vorgenommen
Hinweise für Korrekturen, welche direkt in der Rechnung vorgenommen werden
Wenn die Korrektur nur die Rechnung betrifft, kann die Korrektur direkt in der bestehenden Rechnung vorgenommen werden.
Bitte beachten Sie, dass diese Vorgehensweise jedoch zur Folge hat, dass die Daten in der Rapporterfassung nicht mehr mit den in der Rechnung übereinstimmen.
Auch bei diese Vorgehensweise muss der Kunde die alte, bzw. falsche Rechnung eliminieren und erhält eine neue korrigierte Rechnung.
3. Die Korrektur wird mittels Rapporterfassung in eine Folgerechnung und Lohnabrechnung integriert.
Hinweise für Korrekturen, welche in eine Folgerechnung und Lohnabrechnung integriert werden
Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist, dass für den entsprechenden Mitarbeiter noch Rapporte zum verrechnen bestehen.
Korrekturen, welche in eine Folgerechnung integriert werden, sollten Sie nur vornehmen, wenn die Rechnungskorrektur gleichermassen eine Lohnkorrektur ist.
Zum Beispiel: Sie müssen zuviel- oder zuwenig fakturierte Normal-, Überzeit- oder Spesenkorrekturen korrigieren.
Bitte erfassen Sie die Korrektur unter der gleichen Lohnart, unter welcher der Fehler entstand.
Der Kunde muss informiert werden und die bestehende, bzw. falsche Rechnung bezahlen, da die Korrektur in einer Folgerechnung korrigiert wird.
Bei diese Vorgehensweise muss die Korrektur auf einem TWM-Mutationszettel (die Vorlage ist in der Textverarbeitung des Einsatzes) festgehalten werden.
Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass damit zugleich auch die nötige Lohnkorrektur vorgenommen werden kann.
Akontozahlung mit offener Rechnung verrechnen
Bei folgendem Bsp. wurde eine Rechnung durch den Einsatzbetrieb doppelt bezahlt. Dadurch wurde die bestehende Rechnung ausgeglichen und zusätzlich eine Akontozahlung generiert.
Zudem wünscht der Einsatzbetrieb, dass der zuviel bezahlte Betrag einer bestehenden, Rechnung angerechnet wird.
Workflow
Datum und Betrag der Akontozahlung notieren.
Akontozahlung löschen (die bestehende FiBu-Buchung 1020 - 1100 wird dadurch gelöscht und der Banksaldo stimmt nicht mehr)!
Die bestehende offene Rechnung welcher die Akontozahlung angerechnet wird öffnen.
Die Akontozahlung als neue Position wie folgt erfassen:
Datum:
Zahlungsdatum der Akontozahlung
Bezeichnung:
Akontozahlung
Beschreibung:
Anrechnung der Akontozahlung
Betrag:
Gemäss Akontozahlung mit minus vorab erfassen
Konto:
Bankkonto (z.Bsp. 1020)
MWSt:
'0' (ohne MWSt.)
Die Korrigierte Rechnung dem Einsatzbetrieb zustellen.
Der Einsatzbetrieb muss informiert werden, dass er die alte Rechnung löschen bzw. stornieren muss, da diese durch die neue korrigierte Rechnung ersetzt wird.
