Wenn eine an die A.B.S. Factoring abgetretene und übermittelte Rechnung vom Einsatzbetrieb nicht akzeptiert wird und durch eine korrigierte neue Rechnung ersetzt werden muss, müssen folgende Arbeitsschritte vorgenommen werden.
Workflow und Kommunikation bei Korrekturen
Unter dem TWM-Menü 'Verkauf', 'Rechnungen' öffnen
Falsche ‚Rechnung/en‘ aus der Druckvorschau drucken (wird im Ordner Rechnungs-Korrekturen abgelegt).
Wie folgt eine Gutschrift erstellen und verwalten:
Mittels Schaltfläche [Neu] neu Rechnung, bzw. Gutschrift erstellen.
Durch Eingabe der Kunden-ID oder dem Kundennamen im Feld ‚Name‘, Rechnungs-Gutschrift den Kunden zuweisen.
Rechnungs- und Lieferdatum auf das Datum der falschen Rechnung mutieren.
Unter Positionen folgende Daten erfassen:
In Spalte 'Bezeichnung', 'Gutschrift‘ erfassen, damit der vorab einmalig erfasste Artikel ‚Gutschrift‘ übernommen wird
In Spalte 'Beschreibung', die 'Rechnungs-Nr.:' der falschen Rechnung erfassen.
In Spalte 'Betrag' den 'Rechnungsbetrag' der falschen Rechnung (mit Minus vorab) erfassen.
Im Feld 'Unsere Referenz', 'Gutschrift‘ erfassen.
Die Gutschrift/en finden Sie, indem Sie im Kopfteil das Flag 'TWM Rechnung' deaktivieren.
Aktivieren Sie bei der / den 'Gutschriften' in der Spalte 'Exportieren' und 'TWM-Rg.' das Flagfeld.
Kontrollieren Sie die Gutschrift, indem Sie den Betrag der Gutschrift mit demjenigen der falschen Rechnung vergleichen.
Gutschrift aus der Druckvorschau drucken (wird mit Rg. zusammen im Ordner Rechnungs-Korrekturen abgelegt).
Die A.B.S. Factoring benötigt keinen Beleg der 'Rechnungs-Gutschrift', bzw. erhält die Infos zur Gutschrift mittels der Excel-Datei. Siehe dazu unten erwähnten Punkt Factoringexport.
Klären Sie mit dem Einsatzbetrieb ab, ob er für seine Buchhaltung eine 'Gutschrift' benötigt.
Wenn der Einsatzbetrieb und die A.B.S. keine 'Gutschrift' benötigen, setzen Sie den Status auf 'gedruckt'.
Wenn der Kunde einen Beleg der 'Gutschrift' wünscht, kann diese bei Kunden mit aktiviertem E-Printing mittels Schaltfläche [Drucken] gemailt werden. Bei Kunden ohne E-Printing kann die Rechnungs-Gutschrift gedruckt, oder aus der Druckvorschau eine PDF-Datei erstellt und dem Kunde zugestellt werden.
4 Die falsche/n ‚Rechnung/en‘ löschen.
5 In der Rapporterfassung entsprechende Korrekturen vornehmen.
Damit die neue Rechnung die selben Daten, bzw. Wochen enthält, kann bei der 'Rapportverbuchung in Debitoren' im Feld 'Rapportverbuchung bis' das entsprechende Datum mutiert werden.
7 Neue Rechnung und Gutschrift/en gemäss Kapitel ‚Factoringexport‘ exportieren und A.B.S. Factoring
zustellen.
9 Nach dem Factoringexport, muss die 'Gutschrift' noch gelöscht werden.
10 Mittels Schaltfläche [Alle drucken] die neue/n Rechnung/en drucken, bzw. per Mailanhang dem Kunde und der A.B.S. Factoring zustellen.
Wenn der Einsatzbetrieb die Rechnung als Mailanhang erhält, muss die neue Rechnung noch aus der Druckvorschau gedruckt werden (wird als Beleg benötigt).
11 Die falsche Rechnung, Gutschrift und evtl. korrigiert Rechnung werden im Ordner 'Rechnungs-Korrekturen' abgelegt.
Diese Vorgehensweise ist nur möglich, wenn die Rapporte noch nicht in den Lohn verbucht wurden, oder in der Rapporterfassung keine Mutation, bzw. Korrektur vorgenommen werden muss.
Korrekturen, welche hier nicht beschrieben sind, empfehlen wir vorab mit B&F Solutions zu besprechen.
