Rapportkontrolle

Letzte Mutation 11.06.2024
 
 
Einleitung
Damit verhindert werden kann, dass falsche Lohnabrechnungen / Rechnungen erstellt werden, empfiehlt B&F, nach der Rapporterfassung, bzw. vor dem verbuchen der Rapporte in die Debitoren, bzw. in den Lohn eine Rapportkontrolle vorzunehmen. Dabei werden die erfassten Rapportdaten gemäss Rapportjournal mit den Daten auf den Rapportunterlagen verglichen.
Zudem muss gemäss Unterkapitel 'Prüfen des Rapport- und Akontostatus' geprüft werden, dass nur Rapporte den Status 'Provisorisch' und Akontos den Status 'Gesperrt' haben, welche nicht in die Rechnung, bzw. in den Lohn verbucht werden dürfen.
 
 
Die Rapportkontrolle wird dabei in folgende zwei Varianten unterteilt
 
Rapportkontrolle bei Rapporterfassung mit Anhang
Damit bei der 'Rapporterfassung mit Anhang' eine Rapportkontrolle möglich ist, muss durch B&F unter 'TWM Einstellungen' die 'Rapportkontrolle' aktiviert werden. Zudem müssen die Rapporte vor dem Einscannen unbedingt auf Vollständigkeit geprüft und gemäss Name der ArbN sortiert werden.
Siehe dazu auch Kapitel 'Rapporterfassung vorbereiten'.
  • Unter dem Menü 'TWM', 'Rapportjournal' mittels Standardfilter drucken.
  • Unter Einsatzdaten, mittels Schaltfläche [Rapporte zum erfassen] gleichnamigen Ordner öffnen.
  • Rapportkontrolle durch vergleichen der Daten gemäss JPG-Rapport mit Rapportjournal.
    Folgende Angaben müssen bei der Rapportkontrolle geprüft werden:
  • ArbN: Name und Vorname
  • Kunde: Name und Ort
  • Totalstunden der Wochen, bzw. Monats bei Monatsrapport
  • Spezielles (Spesen, Schichtzulagen etc.)
    Bei jedem JPG-Rapport welcher kontrolliert wurde, muss das Flag 'Kontrolliert' aktiviert werden.
 
 
Rapportkontrolle bei Rapporterfassung auf Basis von Papierrapporten
  • Rapportjournal drucken.
  • vorliegenden Rapporte mit dem Rapportjournal
    Folgende Angaben müssen bei der Rapportkontrolle geprüft werden:
  • ArbN: Name und Vorname
  • Kunde: Name und Ort
  • Totalstunden der Wochen, bzw. Monats bei Monatsrapport
  • Spezielles (Spesen, Schichtzulagen etc.)
    • Damit die Rapportkontrolle speditiv durchgeführt werden kann, sollten die Rapporte vor der Rapporterfassung alphabetisch gemäss Nachname sortiert werden.
    • Die Rapportkontrolle sollte durch zwei Personen vorgenommen wird. Dabei sollten die Person, welche für die Rapportkontrolle hinzugezogen wurde den Rapportinhalt vorlesen.
 
Rapportkontrolle mittels erfassten Rapportdaten
Folgende Beschreibung wurde durch die Rapportkontrolle mittels Rapportjournal ersetzt und wird gelöscht, wenn sich dieser Workflow bewährt.
  • Unter Einsatzdaten, mittels Schaltfläche [Rapporte zum erfassen] gleichnamigen Ordner öffnen.
  • Auf 2. Monitor unter Menü 'TWM', 'Rapportdaten' öffnen und folgende Einstellungen / Filter erfassen:
  • Unter Kontextmenü 'Spalten auswählen', mittels Schaltfläche [Standard] die Einstellung der Spalten festlegen.
  • In Spalte 'Status', Filter 'Erfasst'.
  • In Spalte 'KW', Filter 'KW' der erfassten KW. (evtl. ist diese Selektion unnötig)!
  • In Spalte 'Name' Filter 'ArbN-Name' gemäss geöffnetem JPG-Rapport.
  • Rapportkontrolle durch vergleichen der Daten gemäss JPG-Rapport mit Rapporterfassung.
    Folgende Angaben müssen bei der Rapportkontrolle geprüft werden:
  • ArbN: Name und Vorname
  • Kunde: Name und Ort
  • Totalstunden der Wochen, bzw. Monats bei Monatsrapport
  • Spezielles (Spesen, Schichtzulagen etc.)
  • Bei jedem 'JPG-Rapport' der kontrolliert wurde, muss das Flag 'kontrolliert' aktiviert werden.
  • Nun wird der nächste 'JPG-Rapport' geöffnet und Punkte 2.2 bis 5 wiederholt, bis alle Rapporte kontrolliert sind.
  • Wenn alle erfassten Rapporte kontrolliert sind, können Sie die dazu benötigten Formulare schliessen.
Hinweis Wenn Sie eine Rapportkontrolle wünschen,  muss unter 'TWM Einstellungen' die Rapportkontrolle aktiviert werden.