Folgende Prüfung wird in der Regel durch die Revisionsstelle und die Revisoren der AHV und SUVA vorgenommen und soll dazu beitragen, die Fragen der Revisoren zu beantworten.
Bei dieser Prüfung wird die AHV-Lohnsumme gemäss Lohndeklaration mit den FiBu-Konten, in welche die AHV-pflichtigen Lohnarten gebucht werden verglichen.
Workflow
Nehmen Sie dazu die AHV-Lohnsumme der gemäss Kapitel 'AHV-Abrechnung' erstellte Lohndeklaration.
Kumulieren Sie die Saldos der Konten: 4000, 4001, 4002, 4005, 4008, 4010, 4013, 4015, 4020, 5000, 5013, 5020, 5890.
Übertragen Sie die Beträge ins Excel 'AHV-Lohnsumme mit FiBu-Konto vergleichen' und berücksichtigen Sie dabei die Bemerkungen im Excel.
Berechnen und verrechnen Sie folgend Positionen und übertragen Sie diese auch ins Excel:
Da die Rückstellungen für Ferien- und 13.-Mt.-Lohnateil durch die Lohnabrechnung erfolgswirksam (ins Konto 4000) gebucht werden und nur die Auszahlungen in die AHV-Basis, bzw. Lohndeklaration integriert wird, ergibt sich ein Differenzbetrag zwischen der deklarierten Lohnsumme und dem FiBu-Konto '4000 Löhne Temporäre'. Deshalb müssen folgende Differenzbeträge berechnet und wie folgt berücksichtigt, bzw. gebucht werden:
Wenn der Umsatz in der Soll-Spalte (exkl. Eröffnungssaldo, Saldoabstimmung und evtl. Ausbuchungen von über 5-jährigen Ferien- oder 13.-Mt.-Guthaben) im Konto '20091' und '20093' kleiner < dem Umsatz der Haben-Spalte ist,muss der Differenzbetrag im Excel unter 'Verrechnungen' mit Minus vorab erfasst werden.
Wenn der Umsatz in der Soll-Spalte (exkl. Eröffnungssaldo und evtl. Ausbuchungen von über 5-jährigen Ferien- oder 13.-Mt.-Guthaben) im Konto '20091' und '20093' grösser > dem Umsatz der Haben-Spalte ist, muss der Differenzbetrag im Excel unter 'Verrechnungen' positiv erfasst werden.
Wenn der Total-Betrag gemäss Berechnung mittels Excel nicht mit demjenigen gemäss der Lohndeklaration übereinstimmt, ist in der Regel einer der folgenden Punkte die Ursache dafür:
Dass in die im Excel enthaltenen Konten, Buchungen von nicht sozialleistungsplichtigen Lohnarten gebucht wurden.
Dass in die im Excel enthaltenen Konten, manuelle Buchungen gebucht wurden.
Dass sozialleistungspflichtige Lohnarten in ein Konto gebucht wurden, welches nicht im Excel enthalten ist.
Hinweise zur Ermittlung solcher Buchungen
Unter 'Konten', die in der Excel enthaltenen Konten öffnen und durch das Anklicken der Spaltenbezeichnung 'Beleg-Nr.' die Buchungen sortieren und prüfen, ob Buchungen ohne Inhalt '??-Lohn' enthalten sind.
Alle Konten öffnen, welche nicht auf dem Excel enthalten sind und prüfen ob darin sozialleistungspflichtige Lohnarten enthalten sind.
Auf diese Weise ermittelte Buchungen, werden im Excel in der Zeile 'Diverse Korrekturen' erfasst.
6. Die Excel-Datei wird in der Dokumentenverwaltung unter dem Ordner 'Abschluss' im entsprechenden Jahr gespeichert und der ausgedruckte Bericht im Abschluss-Ordner, Register 'AHV' abgelegt.
