Nachdem alle Lohnabrechnungen für ein Geschäftsjahr erstellt wurden, müssen für alle ArbN die Lohnausweise erstellt werden. Dabei werden den ArbN mit einer Mailadresse, die Lohnausweise als E-Mail-Anhang zugestellt und für ArbN ohne Mail die Lohnausweise gedruckt. Die Ausdrucke entsprechen dem offiziellen Eidg. Lohnausweis-Formular und werden auf neutrales weises Papier gedruckt.
Comatic ermöglicht es, Lohnabrechnungen für mehr als ein Kalenderjahr in der gleichen Mandantendatenbank zu erstellen. Dies ist dann notwendig, wenn das Geschäftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr ist.
Die gesetzlichen Lohnauswertungen beziehen sich jedoch immer auf ein ganzes Kalenderjahr.
Deshalb besteht die Möglichkeit, das gewünschte Abrechnungsjahr einzugeben.
Voraussetzungen und Einstellungen
Damit gewährleistet ist, dass die Lohnperiode auf dem Lohnausweis korrekt ausgewiesen wird, müssen die Lohnausweise unbedingt vor der ersten Lohnabrechnung im neuen Jahr erstellt werden.
Damit die Lohnausweise allen ArbN mit einer Mailadresse, per Mailanhang gesendet werden, muss vorab unter dem Menü 'Optionen', 'E-Printing Einstellungen' der Lohnausweis und die gewünschte Absender-Mailadresse ausgewählt und die Schaltfläche [Alle fehlenden Adressen mit E-Mail-Einträgen hinzufügen] angeklickt werden.
Damit im Personalstamm, bei den entsprechenden Personen unter dem Register [Vertrauliche Dokumente] automatisch eine PDF-Datei der Lohnausweise erstellt wird, muss unter dem Menü 'Optionen', [Druckereinstellungen], beim Lohnausweis das Flag 'PDF-Archiv' aktiviert sein.
Falls bei einem oder mehreren Mitarbeitern ein Text wie z.Bsp. (Gehaltsnebenleistungen, Bemerkungen) oder die Kästchen F, G oder 13.1.1 relevant sind, sind die entsprechenden Namen auszuwählen und die Angaben zu machen.
Falls für alle ArbN ein Text wie, z. Bsp. 'Spesenreglement am ? durch Steuerverwaltung des Kantons ? genehmigt' auf dem Lohnausweis stehen muss, wird dies mittels SQL-Abfrage 'Lohnausweis Text' durch B&F Solutions gemacht.
Damit die Lohnausweise offiziell anerkannt werden, müssen die Angaben Ort und Datum, Verantwortlich und Telefon ausgefüllt werden.
Die Lohnausweise müssen nicht unterzeichnet werden, wenn sie komplett mit der EDV erstellt worden sind.
Workflow Lohnausweise per E-Mail versenden und drucken
Nachdem alle obigen 'Voraussetzungen und Einstellungen' geprüft und vorgenommen wurden, werden die Lohnausweise wie folgt, gemailt, bzw. gedruckt.
Öffnen Sie unter Menü 'Personal', 'Lohnausweise'.
Wählen Sie das gewünschte 'Abrechnungsjahr', aktivieren Sie bei allen Personen mittels Schaltfläche [Alle] das Flag 'Auswahl'.
Mittels Schaltfläche [Alle auf 'Lohnausweis' setzen] wird bei allen Personen das Flag 'A: Lohnausweis' aktiviert.
Mittels Schaltfläche [Drucken], wird allen Mitarbeiter mit einer Mailadresse der Lohnausweis per Mailanhang zugestellt und die restlichen gedruckt.
Die ausgedruckten Lohnausweis werden den ArbN per Post zugestellt.
Bestimmte Kantone verlangen von den ArbG, dass der Lohnausweis direkt dem Steueramt zugestellt wird.
Eine Ablage der Lohnausweise in Papierform ist nicht nötig, da diese als PDF-Dateien gespeichert werden.
