Beschriftungen Ordnerrücken inkl. Register und Deckblätter
letzte Mutation 26.02.2026
Einleitung
Für Mandanten welche mit B&F Solutions einem Backoffice Outsourcingvertrag haben, werden folgende Beschriftungen durch B&F Solutions erstellt. Zudem werden bestimmte Ordner z.B. ('Bank', 'Kreditoren', 'Abschluss' 'Lohn-Rekapitulationen' und 'Hauptbuch') bei B&F Solutions aufbewahrt / verwaltet und nachdem ein Geschäftsjahr abgeschlossen bzw. revidiert ist zur Archivierung dem Mandant übergeben.
Folgende Beschriftungen werden gedruckt:
Vorab wird durch B&F Solutions im Verzeichnis 'S:\Vorlagen\Abschluss' das Excel 'Ordnerbestellung...' aus dem Vorjahr kopiert, geöffnet und jährlich angepasst.
Mittels diesem Excel kann B&F die Anzahl der Ordnerbestellung pro Farbe und Anzahl inkl. Art der Registerbeschriftungen für die Ordner ermitteln.
Ordnerrücken
Die Ordnerbeschriftungen werden im Textsystem 'Clearlook' verwaltet. Somit ist die Voraussetzung, dass auf dem entsprechenden PC eine Lizenz vom Clearlook installiert ist. Zudem finden Sie in diesem Dokument auf der ersten Seite diverse Hinweise zur Verwaltung der Ordnerbeschriftungen.
Für neue Mandanten wird die Vorlage aus dem Verzeichnis 'S:\Outsourcing\Personaldienstleister\Ordnerrücken' in die Dokumentenverwaltung, in das Verzeichnis 'Abschluss\JJJJ' kopiert.
Bei bestehenden Mandanten wird die Vorlage aus dem Verzeichnis 'Abschluss\Vorjahr' ins aktuelle Jahr kopiert.
Die Vorlage wird bei neuen Mandanten betreffend Firmenbezeichnung und bei allen Mandanten betreffend Jahr mittels Menüfunktion 'Bearbeiten', 'Ersetzen' angepasst.
Die Ordnerrücken mit der Bezeichnung 'B&F', werden ausgedruckt und für die Archivierung bei B&F aufbewahrt.
Von den restlichen Ordnerrücken wird eine PDF-Datei erstellt und dem Mandant zugestellt.
Beschriftung der Ordner-Register
Die Beschriftungen der Ordner-Register werden mittels P-Touch Vorlagen wie folgt gedruckt:
Öffnen Sie das Verzeichnis 'S:\Outsourcing\Personaldienstleister\Beschrifungen für P-Touch' und drucken Sie die Beschriftungen für die Mandanten gemäss dem Excel 'Ordnerbestellung inkl. Beschriftung.....'.
Beschriften Sie damit die Register für die verschiedenen Ordner und legen Sie diese in den entsprechenden Ordner ab.
Deckblätter für Ordner-Register des Abschluss-Ordner
Die Beschriftung der Deckblätter für den Abschluss-Ordner dienen der themenspezifischen Unterteilung der Ordner-Register.
Kopieren Sie aus dem Verzeichnis 'S:\Websites\bf-solutions.ch\httpdocs\downloads\kundendokumente\Abschlussunterlagen
die Word-Vorlage 'Deckblatt für Abschlussordner' in die Dokumentenverwaltung, in das Verzeichnis 'Abschluss\JJJJ'.
Bei bestehenden Mandanten wird die Vorlage aus dem Verzeichnis 'Abschluss\Vorjahr' ins aktuelle Jahr kopiert.
Die Vorlage wird bei neuen Mandanten betreffend Firmenbezeichnung und bei allen Mandanten betreffend Jahr mittels Menüfunktion 'Bearbeiten', 'Ersetzen' angepasst.
Die Deckblätter werden ausgedruckt und im 'Abschluss-Ordner', unter den entsprechenden Register abgelegt.
