Basis für Lohnabrechnungen von internem Personal im Monatslohn bilden die Eingaben im Comatic, Personalstamm, Register [Standardlohn].
Hinweis: Das Register [Standardlohn] sollte aus Sicherheitsgründen und damit die Lohnangaben vor Standard-Benutzer verborgen sind, nur für Benutzer mit entsprechender Berechtigung verfügbar sein.
Voraussetzungen für die Lohnabrechnungen von internem Personal im Monatslohn
Im Menü Personal, Personalstamm, Register [Standardlohn] werden als Voraussetzung für die Lohnabrechnung einmalig die konstanten Lohnarten/Lohndaten für das interne Personal festgelegt.
Detailinformationen zum Erfassen und Einrichten des Standardlohnes finden Sie im Kapitel Standardlohn.
Selbstverständlich müssen alle lohnrelevanten Personalieninfos, wie z. Bsp. Geburtsdatum etc. sowie das Lohnkonto, die Anstellungsperiode mit den entsprechenden Daten erfasst sein.
Im PS, Fenster [Zuweisungen], muss im Feld 'Intern' 'Ja....' und 'Adress-Typ' 'Betreuer+Personal' zugewiesen werden.
Im PS, Fenster [Internes Personal], muss das Ferienguthaben und im Feld 'Abteilung' 'Internes Personal' zuweisen werden.
Workflow Lohnabrechnungen erstellen
Neue Lohnabrechnungen können gemäss 'Einleitung' im Kapitel Lohnabrechnungen erfassen auf zwei Varianten erstellt werden.
In folgender Beschreibung nehmen wir die erste Variante.
Unter dem Menü Personal, 'Lohnabrechnungen' mittels Schaltfläche [Neu] das Formular Lohnabrechnungen erfassen öffnen.
Bestimmen Sie zuerst das Lohnabrechnungsdatum und dann in der Spalte 'Abteilung' den Filter 'internes Personal'.
Prüfen Sie ob alle ArbN aufgeführt sind, für welche Sie eine Lohnabrechnung erstellen möchten.
Es werden nur ArbN angezeigt, welche noch keine pendente Lohnabrechnung und ein gültige Anstellungsperiode haben.
Mittels Schaltfläche [Alle Abrechnungen] wird für alle angezeigten Personen eine Lohnabrechnung erstellt.
Wenn Sie nur einzelne Lohnabrechnung erstellen möchten, klicken Sie auf die zweite Spalte bei der entsprechenden Person.
Öffnen Sie nun das Formular 'Lohnabrechnungen', in welchem Sie diese Lohnabrechnungen finden.
Öffnen Sie jede Lohnabrechnung und prüfen Sie die enthaltenen Daten und erfassen / mutieren Sie evtl. variablen wie z. Bsp. Provisionen etc.
Mittels Schaltfläche [Alle drucken] können Sie nun für alle aufgeführten Personen die Lohnabrechnungen erstellen.
Je nachdem wie Sie im Programm festgelegt haben, werden somit die Lohnabrechnungen ausgedruckt oder als PDF-Datei den Personen per Mail zugestellt.
Spezielle Lohnarten
Taggeldberechnung- und Zahlungen (Unfall oder Krankheit)
Da Taggeldzahlungen von Versicherungen nicht sozialleistungspflichtig sind, müssen Lohnabrechnungen für Monate mit entschuldigter Arbeitsunfähigkeit (wegen Unfall, Krankheit, Militär- Zivilschutz- und Zivildienst sowie Mutter- und Vaterschaftsurlaub) unbedingt angepasst werden. Dazu wird der gesetzliche Lohnanspruch mittels Excel-Vorlage 'TG-Berechnung für Internes- und Ausleihpersonal mit Monatslohn' (welche Sie von B&F erhalten) berechnet und die Lohnabrechnung gemäss der Excel-Vorlage angepasst.
Bei der Lohnverarbeitung unterscheiden wir folgende Versicherungstaggelder
Bei einem vertraglichen Lohnersatz von 100%
Wie im oberen Kapitel 'Workflow Lohnabrechnung erstellen' beschrieben, Lohnabrechnung erstellen.
Korrigieren Sie die Beträge und erfassen Sie die Lohnarten inkl. Beträge gemäss Excel-Vorlage.
Bei 100% Lohnersatz, muss mittels Lohnart '7215 Lohnkürzung bei 100% Taggeld' ein Minusbetrag erfasst werden, damit der Nettolohn dem gemäss Standardlohn (exkl. Spesen) entspricht.
Bei einem vertraglichen Lohnersatz von 80%
Wie im oberen Kapitel 'Workflow Lohnabrechnung erstellen' beschrieben, Lohnabrechnung erstellen.
Korrigieren Sie die Beträge und erfassen Sie die Lohnarten inkl. Beträge gemäss Excel-Vorlage.
Taggeldzahlungen Mutter- und Vaterschaftsentschädigung
Da Mutter- und Vaterschaftsentschädigungen nur AHV, ALV und BVG pflichtig sind, müssen diese unbedingt (gemäss Taggeldabrechnung der EO) in Lohnabrechnungen erfasst werden.
Bei der Lohnverarbeitung von Versicherungstaggelder, empfehlen wir folgende Vorgehensweise.
Bei folgender Vorgehensweise gehen wir davon aus, dass die EO Taggeldzahlung an den ArbG ausbezahlt wird.
Erstellen Sie die Standardlohnabrechnung wie im oberen Kapitel 'Workflow Lohnabrechnung erstellen' beschrieben.
Falls der ArbN gemäss Arbeitsvertrag nur Anspruch auf z. Bsp. 80% Lohnersatz hat, müssen Sie die Lohnreduktion gemäss Abwesenheit pro Monat berechnen und unter der Lohnart '7129 Lohnkorrektur' erfassen.
Erstellen Sie für den entsprechenden Monat eine zweite, leere Lohnabrechnung und erfassen Sie unter der Lohnart '7204 TG-EO Mutter-/Vaterschaftsentschädigung'das Taggeld gemäss Taggeldabrechnung der EO.
Hinweis Folglich wird durch das System automatisch eine Zeile mit der Lohnart'7299 Korrektur Versicherungsleistung' (Kompensationslohnart) erstellt und der Basisbetrag für die Sozialleistungsabzüge (UV und KTG) entsprechend korrigiert.
Erfassen Sie unter der Lohnart '7400 Spezielles interne (ohne SL)' den Auszahlungsbetrag mit Minus vorab, damit sich dieser auf ca. CHF 1.00 reduziert.
Überweisen Sie den Auszahlungsbetrag und wählen Sie beim Erstellen des Zahlungsauftrages das Konto '4905 Lohnüberweisungen ausbuchen' statt '1020 Bank', wenn Sie den Betrag ausbuchen möchten.
Da die EO Taggeldzahlung nicht KTG-pflichtig ist, muss unter der Lohnart '7615 KTG Korrektur / Maximierung' die KTG-Korrektur erfasst werden.
