Rapporterfassung vorbereiten

Letzte Mutation 15.10.2024
 
 
Einleitung
Für eine speditive Rapporterfassung müssen die zu erfassenden Rapporterfassungsunterlagen wie folgend beschrieben aufbereitet, bzw. geprüft und gespeichert werden.
 
Rapporterfassung vorbereiten:
Rapporte auf Vollständigkeit prüfen
Damit bei der Rapporterfassung möglichst keine Fragen aufkommen, müssen die Rapporte durch eine dafür verantwortliche Person auf folgende Punkte kontrolliert und wenn nötig, ergänzt werden:
  • Name und wenn möglich Adresse der Einsatzfirma
  • Name und wenn möglich Adresse MitarbeiterIn
  • Wochen-Nr.
  • Datum Montag bis Freitag, bzw. Sonntag
  • Dass an jedem Tag etwas erfasst ist. (Leistung oder Status betr. Abwesenheit).
  • Dass Spesenansprüche aufgeführt sind
  • Wenn Einsatzbetrieb Rechnung pro KST wünscht, dass die Kostenstellen inkl. Stunden aufgeführt sind.
  • Total Stunden in Industrieminuten, bzw. in Dezimal
  • Unterschrift einer verantwortlichen Person des Einsatzbetriebs auf Rapport
  • Dass die aufgeführten Stunden und sonstiges lesbar ist
 
Kinder- und Ausbildungszulagen ermitteln
Wenn der Anspruch auf Kinder- und Ausbildungszulagen manuell erfasst wird, können Sie den Anspruch mittels Menü 'Personal', 'Kinderzulagen' ermitteln.
 
Bei Rapporterfassung mit Anhang speichern
Alle Rapporterfassungsunterlagen müssen durch den Mandant im Ordner 'Rapporte zum erfassen' als 'Bild-Datei', bzw. im Format 'JPG', 'PNG', 'TIF' oder 'BMP' gespeichert werden.
Sie erhalten die Rapporte in der Regel in einer der folgenden Varianten:
  • Als Bild-Datei, (wenn diese unvollständig ausgefüllt sind (siehe Kapitel oben), können diese mit einem Bildbearbeitungsprogramm, wie z.Bsp. 'Snagit' geöffnet und mutiert / vervollständigt werden).
  • Als PDF-Datei, (PDF-Dateien müssen mit einem PDF-Programm wie z.Bsp. 'PDF24' (welches Sie unter https://www.pdf24.org/de/ downloaden können) geöffnet evtl. mutiert / vervollständigt und dann als JPG-Datei gespeichert werden).
  • Als Papierrapport
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen muss der Mandant gemäss obigem Kapitel prüfen und wenn nötig, vervollständigen und im Ablagefach 'Rapporte zum erfassen' ablegen.
  • Vor der Rapporterfassung werden die Rapportunterlagen alphabetisch gemäss Name der ArbN sortiert. Mehrere Rapporte vom selben ArbN, müssen zusammen sein (falls der ArbN Akonto wünscht, berücksichtigt es alle Rapporte für die Akontoberechnung)
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen müssen im Ordner 'Rapporte zum erfassen' als Bild-Datei gespeichert werden. Die Rapporterfassungsunterlagen, können (wenn die entsprechenden Scannvoraussetzungen bestehen), wie folgt direkt aus dem Ordner 'Rapporte zum erfassen' eingescannt und als JPG-Datei gespeichert werden.
  • Alle Rapporterfassungsunterlagen beim Scanner in den Mehrblatteinzug legen.
    Bei Rapporte, im Format A5, empfehlen wir, diese hochkantig einzulegen.
  • In der Menüleiste 'Dokumente' anklicken damit die Dokumentenverwaltung geöffnet wird.
  • Ordner 'Rapporte zum erfassen' öffnen.
  • Folgende Einstellungen sollten vor dem einscannen im Scan-Dialogfenster festgelegt werden:
    Auflösung: 300 x 300 dpi
    Scanmodus: Echte Graustufen
    Dokumentengrösse: je nach Format der Rapporte, Format A5 oder A4
    3.4     Mittels Menü 'Einscannen' und bestätigen der Schaltfläche [Start] die Unterlagen einscannen.
    3.5     Die eingescannten Unterlagen mittels Schaltfläche [JPG speichern] speichern.
    Weitere Infos zum Scannen von Dokumente, finden Sie im Kapitel 'Dokumente scannen'.
  • Kontrollieren Sie, dass alle Rapporterfassungsunterlagen korrekt gespeichert wurden.
     
Bei Rapporterfassung ohne Anhang
  • Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Betrieb zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung in der Dokumentenverwaltung der RZ-Adresse im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' unter dem Dateiname: 'RapporteJJMMTT' eingescannt.
  • Durch zählen wird kontrolliert, ob alle Dokumente korrekt eingescannt wurden.
  • Abschliessend wird die PDF-Datei der RZ gemailt und die Rapporte im Rapportordner abgelegt.
  • Die RZ muss die PDF-Datei in der Dokumentenverwaltung des Betriebs im Ordner: 'Rapporte\JJJJ' speichern und kann die gedruckten und sonstigen Rapporterfassungsgrundlagen nach der Rapporterfassungkontrolle vernichten.
  • Falls durch die RZ Mutationen oder Zusatzinformationen auf die Rapport geschrieben werden, müssen diese Rapporte wie oben beschrieben in der Dokumentenverwaltung eingescannt und zur Ablage dem Betrieb gemailt werden.
  • Der Betrieb muss die Rapporte mit Mutationen ausdrucken und mit dem Original zusammen im Rapportordner ablegen.
 
 
Bei Rapporterfassung mit Anhang mittels TWM-Modul 'Web-Portal'
Als Voraussetzung zum scannen der Rapporte muss der Scanner gemäss Kapitel 'Web-Portal' konfiguriert werden.
  • Rapporte und weitere Rapporterfassungsunterlagen werden durch den Mandant zwischengelagert und jeweils per Datum der Rapportverarbeitung eingescannt, bzw. im Web-Konto 'Rapporte' gespeichert.
  • Kontrollieren Sie, dass alle Rapporte / Dokumente korrekt eingescannt wurden.
  • Der Outsourcingpartner kann dann unter Einsatzdaten mittels Schaltfläche [Web-Rapporte] die Rapporte öffnen, die Rapporterfassung vornehmen und den Rapport dem Rapportdatensatz anhängen.