PS Personalübersicht

Letzte Mutation 15.11.2024
 
Einleitung:
In der Personalübersicht werden die wichtigsten Daten zur Person verwaltet und zusätzliche wichtige Informationen (welche in verschiedenen Register oder Fenster verwaltet werden) angezeigt.
Somit haben Benutzer die meisten Daten (ohne dazu die Register oder Fenster zu öffnen) im Überblick und können die meisten Pflichtfelder direkt in der Personalübersicht mutieren.
 
Die Daten in der Personalübersicht sind in einen linken und rechten Bereich unterteilt.
Dabei werden die Daten im linken Bereich in zwei Spalten unterteilt.
 
Linker Bereich, 1. Spalte
In dieser Spalte wird die Adressanschrift inkl. Kontaktdaten verwaltet.
 
Anrede
Mittels Doppelklick im Feld 'Anrede' können Sie selber die gewünschten Anreden definieren.
  • Die Briefanrede leitet sich über die Festlegungen der Anrede-Einstellungen ab.
  • Das Geschlecht in der Personübersicht wird automatisch aufgrund der zugewiesenen Anrede übernommen.
 
Folgend finden Sie ein Bsp. von den üblichen Anreden:
 
Vorname, Name, zuhanden, Adresse2, Adresse3, PLZ/Ort/Kt.
Neben Vor- und Nachname stehen Ihnen noch die Felder 'zuhanden', 'Adresse2' und 'Adresse3' zur Adresserfassung zur Verfügung.
Postleitzahl, Ort, Kanton und Bezirk sind mit dem aktuellen Postleitzahlenverzeichnis der Schweiz verknüpft.
  • Bei einer CH PLZ oder Ort wird automatisch der Ort, bzw. die PLZ inkl. Kanton, Bezirk und das Land zugewiesen.
  • Da der Bezirk bei ausländischen Adressen nicht zugewiesen wird, kann auch manuell ein Bezirk erfasst werden.
 
Hinweise zur den Adressangaben und Verwaltung
  • Falls die PLZ, bzw. der Ort in der Auswahlliste nicht zur Verfügung steht, laden Sie unter 'Stammdaten', 'Postleitzahlen' die aktuellen PLZ/Orte mittels Schaltfläche [Download] herunter.
  • Falls das gewünschte Land in der Auswahlliste nicht zur Verfügung steht, muss unter 'Optionen', 'Länder-Verzeichnis' beim entsprechenden Land, in der Spalte 'Auswahl für Adressen' das Flag aktiviert werden. Falls das Land im 'Länder-Verzeichnis' nicht enthalten ist, müssen die aktuellen Länder mittels Schaltfläche [Download] heruntergeladen werden und anschliessend bei der Schweiz die englische Bezeichnung 'SWITZERLAND' gelöscht werden, damit bei den Korrespondenzdokumenten an CH-Adressen die englische Länderbezeichnung nicht übernommen wird.
 
Hinweise zur Verwaltung der Adressen bei QS-Pflichtigen
  • Bei einem Wohnsitzwechsel in einen anderen Kanton, wird durch das System geprüft, dass für den entsprechenden Kanton ein Quellensteueramt und ein QS-Tarif besteht.
  • Bei Wohnsitzwechsel (Wechsel von Plz/Ort oder Zustelladresse) unterscheiden wir bei QS-pflichtigen mit einer bestehenden Anstellungsperiode folgende Varianten:
    Wenn noch keine Lohnabrechnungen in die letzte Anstellungsperiode gebucht wurden:
  • Beim Mutieren von PLZ/Ort oder Zustelladresse wird automatisch der zuständige QS-Kanton inkl. PLZ/Ort aus der Hauptadresse oder Zustelladresse 1 in die letzte Anstellungsperiode übernommen.
  • Bei 'Auslandschweizer' ArbN im 'Meldeverfahren' und ArbN mit einer 'Grenzgängerbewilligung' wird der zuständige QS-Kanton inkl. PLZ/Ort gemäss Firmensitz des Arbeitgebers, bzw. aus den TWM-Einstellungen in die letzte Anstellungsperiode übernommen.
  • Wenn Lohnabrechnungen, in die letzte Anstellungsperiode gebucht wurden:
  • Sind die Felder PLZ, Ort, Land und Zustelladresse schreibgeschützt.
  • Beim Versuch einer Adressmutation, wird eine MsgBox generiert, welcher Sie die Vorgehensweise entnehmen können.
  • Infos zu den Bewilligungstypen finden Sie im Kapitel 'Anstellungsperiode'
 
Bezirk
Beim Erfassen einer CH PLZ oder Ort, wird durch das System automatisch der entsprechende Bezirk zugewiesen.
Hinweis Bei einer ausländischen Adresse wird kein Bezirk zugewiesen.
 
Land
Beim Erfassen einer neuen Person wird 'Schweiz' als Standard übernommen.
  • Bei einer ausländischen Adresse muss das Land manuell zugewiesen werden.
  • Unter 'Optionen', 'Länder Verzeichnis', kann festgelegt werden, welche Länder zur Auswahl stehen.
 
Telefon-Nr. Verwalten
Es stehen drei Felder für die Verwaltung der Telefonnummern zur Verfügung.
  • Wenn Ihre Telefonanlage die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, bzw. eine TAPI-Schnittstelle (TAPI = Telephony Application Programm Interface) unterstützt, können Sie die Tel.-Nummer (gemäss Definition Ihrer Anlage) zum Bsp. durch markieren der Nr. und anschliessender Tastenkombination 'Ctrl. + W', oder mittels TWM 'Telefon - Monitoring' durch Doppelklick im Telefonfeld, der Telefonanlage übergeben werden.
  • Im TWM wurde zusätzlich eine Telefonerkennung und Anrufwahl programmiert.
  • Weitere Infos dazu finden Sie im Kapitel 'Telefon - Monitoring'.
 
 
E-Mail
Durch das Anklicken, des Mail-Icons (rechts im Feld) wird das Mailprogramm geöffnet, ein neues Mail erstellt und die Mail-Adresse im Feld 'Empfänger' übergeben.
 
Briefanrede
Die Briefanrede wird aufgrund der Eingabe im Feld Anrede automatisch erstellt. Falls notwendig, können Sie in diesem Feld manuelle Korrekturen anbringen.
 
Zustelladresse 1
Weisen Sie hier eine langfristig gültige Zustelladresse zu.
Aus der hier zugewiesenen Adresse ermittelt das System bei QS-pflichtigen ArbN (exkl. bei ArbN im 'Meldeverfahren', bei 'Grenzgänger (G)', sowie bei 'Auslandschweizer'), das zuständige Quellensteueramt, den QS-Tarif, die PLZ und der Ort für das Register [Anstellungsperiode].
Diese Zustell-, bzw. c/o Adresse, wird bei der Korrespondenz (Vorlagen im Textsystem) sowie auf der Lohnabrechnung, anstelle der Hauptadresse als Empfänger übernommen.
  • Es können nur Zustelladressen verknüpft werden, welche vorab im Personal- oder Adressstamm erfasst wurden.
  • Die Zustelladresse 1 muss unbedingt allen QS-Pflichtigen mit Bewilligung L, B und Gw, welche als Hauptadresse eine ausländische Adresse haben, zugewiesen werden, damit das System die QS-Angaben in der [Anstellungsperiode] korrekt gemäss deren Wohnort in der Schweiz ermitteln, bzw. zuweisen kann.
  • Das Zuweisen sowie der Wechsel der Zustelladresse ist nur möglich, wenn keine oder eine Anstellungsperiode, in welche keine Lohnabrechnungen gebucht wurden, besteht.
  • Bei einer Mutation der 'Zustelladresse 1', wird durch das System geprüft, dass für den entsprechenden Kanton ein Quellensteueramt und QS-Tarif besteht.
  • Siehe dazu auch die folgende Beschreibung zum Feld 'Zustelladresse 2'
 
Zustelladresse 2
Weisen Sie hier eine kurzfristige Zustelladresse zu, damit die Post an diese gesendet wird.
  • Diese Funktion ist für QS-pflichtige ArbN mit Bewilligung 'L' welche eine ausländische Hauptadresse und als 'Zustelladresse 1' eine langfristige Adresse haben, jedoch Einsatz bedingt, ständig einen Wohnsitzwechsel haben.
  • Bei QS-Pflichtigen ArbN mit einer ausländischen Hauptadresse, kann hier die Hauptadresse zugewiesen werden, wenn die Korrespondenz (wie Lohnabrechnungen oder Briefe) an diese erfolgen soll. Dies ist auch eine gute Lösung für ArbN nach Anstellungsende, wenn der ArbN wieder an seine ausländische Adresse zurückkehrt.
Erfasst am/von
In diesem Feld wird durch das System automatisch Datum  & Zeitpunkt inkl. Benutzer-Kürzel der ersten Datenerfassung geschrieben.
 
Linker Bereich, 2. Spalte
In dieser Spalte werden allgemeine Informationen zur Person verwaltet, welche durch die Daten in den Fenster [Zuweisungen] und [Provisionsvorgaben] ergänzt werden.
 
Akquisition inkl. Adresszuweisung
Bestimmen Sie hier die Akquisition, bzw. wie oder durch wen die Person zu Ihnen gekommen ist.
  • Für bestimmte Auswahlen im Feld 'Akquisition' kann im hinteren Feld die entsprechende Adresse zugewiesen wird.
  • Unter TWM-Einstellungen kann festgelegt werden, ob der Inhalt dieses Feldes geprüft wird.
  • Falls Sie Vermittlungsprämien ausbezahlen, können Sie die Vermittlungsdaten im Register 'Provisionen & Prämien' im Bereich 'Vermittelte Personen' eingeben. Details dazu finden Sie im Kapitel Prämien.
 
Akquisitions-Art
Abhängig von der Auswahl im Feld 'Akquisition', habe Sie in diesem Feld eine Auswahl.
Zudem kann in diesem Feld auch ein Freitext erfasst werde.
  • Auf Basis dieser Daten kann unter Aktivitäten, Register [Personal] ermittelt werden wie Personen akquiriert wurden.
 
Führerausweis und Mittels Auswahl können Sie einer Person zwei Motorfahrzeug-Kategorien zuweisen.
Entzug bis Wenn dem ArbN der Führerausweis entzogen wurde, kann hier das Enddatum erfasst werden.
Fahrzeug Über den DropDown können Sie aus den verschiedenen Fahrzeugen das Wichtigste auswählen. Damit sagen Sie aus, ob der ArbN selber ein Fahrzeug zur Verfügung hat und somit mobil ist.
  • Erläuterungen zu den verschiedenen Führerausweisen finden Sie unter folgendem Link führerausweise.ch
  • Unter 'TWM Vorgaben Mandant', Hauptgruppe 'Auswahl' Untergruppe 'Fahrzeug Führerausweise', kann der superuser einzelne Führerausweise verstecken, damit nur die gewünschten zur Auswahl stehen.
 
ABC-Analyse Mittels ABC-Analyse können Sie Personen in verschiedene Kategorien / Prioritäten unterteilen.
Die Basis der ABC-Analyse bilden primär folgenden Kriterien:
  • Lebenslauf und Zeugnisse
  • Persönliches Erscheinungsbild und Verhalten
  • Referenzauskünfte
Unter TWM-Einstellungen kann festgelegt werden, ob der Inhalt dieses Feldes geprüft wird.
 
Referenz ø Die Verwaltung der Referenzen erfolgt im Register [Referenzen]. Hier wird der Durchschnitt über alle erfassten Bewertungsnoten aller Referenzen angezeigt.
 
Entscheid inkl. Datum Bestimmen Sie hier ihren Eignungsentscheid 'positiv' oder 'negativ' inkl.  das Datum des Entscheids, bzw. der Beurteilungen.
Wenn der Eignungsentscheid 'negativ' und der Stellensuche-Status 'unaktuell' ist, erfolgen keine Prüfungen der korrekten Datenerfassung des Personalstammes durch das System.
 
Bemerkungen zum Entscheid Unter Bemerkungen können Sie Argumente zum Eignungsentscheid verwalten.
 
Info für inkl. Info: Bestimmen Sie mittels Auswahl, wo der Infotext, des folgenden Textfeld angezeigt werden soll.
Erfassen Sie hier Ihre Infos, welche im Einsatz- und/oder der Rapporterfassung angezeigt werden sollen.
  • Erfassen Sie hier, wenn möglich, nur Infos, welche im Einsatz und/oder der Rapporterfassung angezeigt werden sollen.
  • Bitte beachten Sie, dass Infos zu Kontakten im Register [History] verwaltet werden.
 
Rahmenvertrag am: Geben Sie hier das Datum ein, wenn Sie den Rahmenvertrag der folgenden Versionsbezeichnung dem ArbN abgegeben / zugestellt haben.
Version: Die Version wird automatisch übernommen, wenn das vorherige Datumsfeld mutiert wird.
  • Die aktuelle Versionsbezeichnung wird unter 'TWM-Einstellungen' verwaltet.
  • Mittels der Versionskontrolle ist es möglich, die Aktualität der folgenden Unterlagen zu verwalten.
  • Der Rahmenvertrag kann auch mittels Schaltfläche [RAVertrag drucken] direkt im Einsatz gedruckt werden.
    Dadurch wird durch das System automatisch das Tagesdatum und die Version-Nr. zugewiesen.
 
Status Eine Adresse mit vorhandenen Buchungen und Pendenzen kann nicht gelöscht werden.
Über Status kann jedoch eine Adresse Gesperrt oder auf Inaktiv gesetzt werden: 
Aktiv
Adresse ist aktiv und kann verwendet werden
Gesperrt
Adresse ist temporär gesperrt und kann nicht verwendet werden.
Person mit welcher aufgrund schlechter Erfahrungen nicht zusammengearbeitet wird.
Inaktiv
Adresse ist dauerhaft gesperrt und kann nicht verwendet werden. ungültige- oder unaktuelle Adresse.
 
Betreuer Standardwert ist: 'Keiner / Jeder' was bedeutet, dass alle Personalberater für diese Person zuständig sind.
Wählen Sie den zuständigen Betreuer, falls die Person explizit durch diesen betreut wird.
Hinweise
  • Mittels Doppelklick im Betreuerfeld wird der Wert 'Keiner / Jeder' übernommen.
  • Mittels SQL-Abfragen ist es B&F möglich, einen zugewiesenen Betreuer durch einen anderen zu ersetzen.
     
Geändert am/von In diesem Feld wird durch das System automatisch Datum & Zeitpunkt inkl. Benutzer-Kürzel der letzten Datenmutation im linken Bereich der Personalübersicht geschrieben.
 
 
Rechter Bereich
Bild
Bilder müssen auf dem gemeinsamen Laufwerk (z.Bsp. J:) in einem Transitordner (z.Bsp. TWM-Transit) im Format BMP-, GIF- oder JPG-Format und ca. 85 x 105 Pixel gross zwischengespeichert werden.
Klicken Sie das Schaltflächen-Icon , um ein vorhandenes Bild der Person zuzuordnen.
Bilder zur Person werden in folgendem Ordner gespeichert:
Server-Ordner\Doc\<Firmen-GUID>\Img\Person
Geburtsdatum
Die Erfassung des Geburtsdatum ist zwingend notwendig.
Aufgrund diesem Datum wird die AHV-Pflicht sowie bei der Korrekte BVG-Abzug bestimmt.
Zudem wird hinter dem Geburtsdatum das reale- und das BVG-Alter berechnet / angezeigt.
Beim neu erfassten Person wird durch das System automatisch das Geburtsdatum '01.01.1985' zugewiesen.
 
AHV-Nummer
Beim Erfassen einer neuen Person, wird in diesem Feld als Standard die Nr. '756.' gespeichert.
  • Wenn das Feld AHV-Nr. 'leer' ist, '756.' oder '756.9999.9999.99' enthält, oder ein inkorrektes Format hat, wird eine Pendenz erstellt.
  • Damit beim Übermitteln der AHV-Lohndaten mittels Excel-Datei im Webportal der AHV-Kasse die Daten akzeptiert werden, muss die AHV-Nr. korrekt sein oder '756.9999.9999.99' enthalten.
  • Wenn unter TWM-Einstellungen die Verwaltung der 'AHV-Anmeldung' aktiviert ist, muss im Fenster [Diverses], Bereich 'AHV' das Datum der Anmeldung erfasst werden.
 
Geschlecht
Diese Angabe wird für die UV-Abrechnung benötigt.
 
Zivilstand
Die möglichen Optionswerte sind:
'Ex-Partnerschaft', 'geschieden', 'getrennt', 'ledig', 'Partnerschaft (registriert)', 'verheiratet' und 'verwitwet'.
Seit (Datum) Erfassen Sie hier das Datum zum aktuellen Zivilstand. 
 
Nationalität
Geben Sie hier die Nationalität der Person ein.
Hinweis: Falls das Land in der Auswahlliste nicht zur Verfügung steht, laden Sie unter Optionen, 'Länder-Verzeichnis' die aktuellen Länder mittels Schaltfläche [Download] herunter.
 
Heimatort
Geben Sie hier bei Schweizer Bürger den Heimatort und bei Ausländer den Geburtsort des ArbN ein.
 
Kinder:
Kinder: Hier kann die Anzahl Kinder erfasst werden.
Hinweis: Wenn im Register [Kinder] Kinder erfasst sind, ist diese Feld schreibgeschützt und die Anzahl Kinder wird berechnet.
Unterhaltspflicht: Hier muss der Status (der Unterhaltsplicht) bestimmt werden.
ArbN welche eine Unterhaltspflicht gegenüber Kinder haben, müssen gemäss GAV Personalverleih ab dem ersten Arbeitstag dem BVG unterstellt werden und haben Anspruch auf den reduzierten QS-Tarif mit Kinder. Setzen Sie deshalb bei solchen Personen den Status auf 'ja'. Anschliessend können Sie die Umstellung 'BVG-Pflicht ab sofort' bestätigen.
Bestätigt: Geben Sie hier das Datum ein, an welchem Ihnen die Unterstützungspflicht bestätigt wurde.
 
Fonds für Ferien- & 13.-Monatslohn für ArbN mit Stundenlohn
Mittels folgendem Flag können Sie bestimmen, ob der Anteil Ferien- und 13.-Monatslohn für temporäre ArbN im
Stundenlohn mit jeder Lohnabrechnung ausbezahlt oder in einen Fond zurückgestellt, bzw. gebucht wird.
Zudem werden Ihnen die Salden, bzw. aktuelle Guthaben für Ferien und 13. Monatslohn angezeigt.
 
Ferien
  Ferien, durch das Aktivieren dieses Flags, wird der CHF Ferienanspruch in einen Fond gebucht.
CHF, Dieses Feld enthält den aktuellen Saldo des Ferienanspruches in CHF.
Std., Dieses Feld enthält den aktuellen Ferien-Saldo in Stunden.
  • Siehe dazu auch folgende Beschreibung zur Schaltfläche [Fond mit / ohne Rapporte].
  • Der Feriensaldo in Stunden wird immer, (unabhängig davon, ob der Ferienfond aktiviert ist) verwaltet.
 
13. Monatslohn
  13. Mt, Durch das Aktivieren dieses Flags wird der Anspruch für 13. Monatslohn in einen Fond gebucht.
CHF, Dieses Feld enthält den Saldo, bzw. den Anspruch auf 13.-Monatslohn in CHF.
Siehe dazu auch folgende Beschreibung zur Schaltfläche [Fond mit / ohne Rapporte].
 
Schaltfläche [Fond mit / ohne Rapporte]
Durch das Anklicken dieser Schaltfläche können Sie bestimmen, dass der Saldo in den Feldern Ferien CHF und Stunden, sowie  für den 13. Monatslohn mit, bzw. ohne die unverbuchten Rapporte berechnet / angezeigt wird.
 
BVG
Status: Möglichen Optionen sind:
Keine BVG-Pflicht, Diese Option ist für ArbN ohne BVG-Plicht (z. Bsp. unter 18-jährige und Rentner)!
  • Bei diesem Status werden im Einsatz keine BVG-Abzüge berechnet und die erfassten KW nicht als BVG-KW gezählt.
  • Im TWM werden BVG-pflichtigen ArbN (unabhängig vom BVG-Status) die BVG-Abzüge ab dem 1.1., in welchem Sie 18 werden und bis zum ende des Geburtsmonats, in welchem Sie Rentner werden, abgezogen.
BVG-Pflicht ab sofort, Der ArbN ist ab 1. Arbeitstag BVG-pflichtig (Zum Bsp. ArbN mit unterstützungspflichtigen Kinder).
Gemäss GAV PV, 'Standardeinstellung' bei welcher der ArbN ab der 14. Arbeitswoche aut. BVG-pflichtig ist.
BVG Pauschalabzug, Für monatliche Pauschalabzüge des BVG.
  • Nur Benutzer mit Berechtigung 'Administrator', können den BVG-Status mutieren.
  • Unter TWM-Einstellungen, Register [BVG], können die Standardwerte bestimmt werden.
  • Zusätzliche BVG-Daten wie 'IV-Grad' oder 'BVG-Pauschale' inkl. 'Gültigkeit', müssen im Fenster 'Diverses' erfasst werden.
  • Bei ArbN, mit Status 'BVG Pauschalabzug' wird der BVG-Abzug nur in eine Lohnabrechnung pro Monat gebucht.
  • Für weitere Informationen zum BVG siehe Unterkapitel 'BVG-Verwaltung'.
 
BVG-Pflicht
Der Wert im Feld 'BVG-Pflicht' wird durch das System verwaltet und ist vom gewählten 'Status' abhängig.
  • Wenn Sie im Feld Status, 'BVG-Pflicht ab sofort' wählen, wird im Feld 'BVG-Pflicht' automatisch der Wert 'ja' gesetzt.
  • Wenn Sie im Feld Status, 'Gemäss GAV PV' wählen, wird die BVG-Pflicht immer auf 'nein' gesetzt und der Status durch das System automatisch verwaltet.
  • Bei der 'Rapportverbuchung in den Lohn' wird durch das System ermittelt, ob der ArbN BVG-pflichtig ist, oder wird, und der Status entsprechend angepasst, bzw. mutiert.
 
Geändert am/von
In diese Felder wird durch das System automatisch Datum & Zeitpunkt inkl. Benutzer-Kürzel der letzten Datenmutation im rechten Bereich der Personalübersicht geschrieben.
 
Stellensuche
Hinweis: Folgende Felder werden im Fenster [Stellensuche] verwaltet und sind Bestandteil des TWM-Frontoffice.
Temporär: inkl Ab: Enthält den Status für die temporäre Stellensuche inkl. dem Ab-Datum.
Fest inkl Ab: Enthält den Status betreffend Festanstellungssuche inkl. dem Ab-Datum.
Deutsch: Enthält die Deutschkenntnisse.
Bemerkung Intern: Enthält wichtige Infos betreffend Stellensuche den im Fenster erfasste Text.
Hinweis: Durch Doppelklick im Feld, wird der Text in einem Zoomfenster angezeigt.
Beruf & Qualifikation
Hauptberuf: Enthält den Beruf, welcher im Register [Qualifikationen] verwaltet wird.
Qualifikation: Enthält die im Register [Qualifikationen] einem Beruf zugewiesene Qualifikation.
Einsatzinfos
Total Einsätze: Enthält die Anzahl der total erfassten Einsätze.
1. Einsatz ab: Enthält das Ab-Datum des ersten Einsatzes.
Letzter Einsatz ab: Enthält das Ab-Datum des letzten Einsatzes.
Einsatzfirma: Enthält den Name des letzten Einsatzbetriebes.
Tarif: Enthält den Tarif des letzten Einsatzes.
GL 2: Enthält den Grundlohn2 (Lohn inkl. Feiertags- Ferien- und 13.-Mt.-Anteil) des letzten Einsatzes.
 
Letzte History
In diesem Feld werden die wichtigsten Infos zum letzten Historyeintrag angezeigt.